برای مدیران ایرانی

مقالات و نکات مدیریتی برای ارتقای تولید ملی

برای مدیران ایرانی

مقالات و نکات مدیریتی برای ارتقای تولید ملی

22عادت اشتباه در دنیای فناوری که برایتان گران تمام می‌شود!

22عادت اشتباه در دنیای فناوری که برایتان گران تمام می‌شود!

آیا می‌دانید هنگام کار با ابزارهای الکترونیکی خود، ممکن است چه اشتباه‌هایی مرتکب شوید که به ضررتان تمام شود و امنیت‌تان را در دنیای پیچیده فناوری مدرن به خطر بیاندازد؟
 

کریستوفر نول از نویسندگان وب‌سایت PCWorld در مطلب به بدترین عاداتی اشاره کرده که هر یک از کاربران رایانه‌ها ممکن است به علت نا‌آگاهی، عدم توجه یا حتی تنبلی گرفتارش شده باشند و ندانند که این اشتباه‌ها تا چه حد می‌تواند به ضررشان تمام شود. 

 

1. عدم استفاده از سیستم امنیتی نرم‌افزارها
شاید شما فکر کنید نیازی به آنتی‌ویروس (نرم‌افزارهایی که سیستم رایانه را در مقابل ویروس‌ها، بدافزارها و دیگر نرم‌افزارهایی که بدون اطلاع کاربر بر روی سیستم رایانه نصب و راه‌اندازی می‌شوند، محافظت می‌کند) ندارید و فقط به این اکتفا کنید که سایت‌های مورد استفاده‌تان را می‌شناسید و روی لینک‌های ناآشنا کلیک نمی‌کنید و ای‌میل‌های غیرعادی را باز نمی‌کنید. اما بهتر است از هر محافظی- هر چیزی- استفاده کنید تا سیستم‌تان را در مقابل هکرهایی که از وجود شما خوشحالند (!) و درست شما را هدف قرار داده‌اند، حفاظت کنید. برای شروع می‌توانید از نسخه‌های رایگان آنتی‌ویروس‌ها استفاده کنید.

2. تنبلی در تهیه فایل پشتیبان (بک‌آپ)
بعضی‌ها با افتخار اقرار می‌کنند که هیچ اعتقادی به تهیه فایل پشتیبانی ندارند و بدترین موضوع این است که خودشان هم می‌دانند کار بدی است و معمولا اعتراف‌شان را این‌طور آغاز می‌کنند که: «می‌دانم کار بدی می‌کنم اما ...». این دسته افراد بهتر است یادشان باشد که تمام هارددیسک‌های رایانه‌ها بالاخری روزی از کار خواهند افتاد و هارد شما هم استثنا نیست! پس تا دیر نشده دست به کار شوید و برای آشنایی با این کار از خودآموزهایی که در اینترنت پیدا می‌شود، کمک بگیرید.

3. دست‌کم گرفتن بک‌آپ
تصور کنید دزد به خانه‌تان آمده و لپ‌تاپتان را دزدیده، اما شما چندان ناراحت نمی‌شوید؛ چراکه دیشب از تمام فایل‌هایتان بک‌آپ گرفته‌اید.... اما نه! بک‌آپ را روی حافظه جانبی ذخیره کرده بودید که درست کنار لپ‌تاپتان بود و آقای دزد آن را هم برده! پس حالا می‌توانید بنشینید و یک دل سیر گریه کنید؛ هم به حال لپ‌تاپ نازنین‌تان و هم تمام اطلاعاتی که روی بک‌آپ درایوتان ذخیره داشتید. اما اگر بک‌آپ‌تان را در مکان دیگری نگه داشته بودید، قطعا حال و روز بهتری داشتید؛ پس بهتر است چند بک‌آپ از اطلاعات‌تان داشته باشید و در چند مکان متفاوت نگهداری کنید تا در چنین مواقعی خود را سرزنش نکنید.

4. پاسخ دادن به هرزنامه‌ها!
هیچ‌وقت تا به حال از خودتان پرسیده‌اید که چرا حجم هرزنامه‌ها (اسپم‌ها) هر روز بیشتر از روز قبل می‌شود و این کار چه سودی برای فرستنده‌های این هرزنامه‌ها دارد؟ خب پاسخ این سوال کاملا واضح است: تا زمانی که تعداد زیادی از دریافت‌کنندگان هرزنامه‌ها به این نامه‌ها علاقه و توجه نشان می‌دهند، این روند صعودی ادامه خواهد داشت. شما به سادگی می‌توانید با کلیک بر روی لینک «حذف من» (remove me)، پاسخ دندان‌شکنی به این‌گونه ای‌میل‌ها بدهید. البته اگر این هرزنامه‌ها از سوی برندهای معتبر فرستاده شده، ارزش یک‌بار دیده شدن را دارند! این شعار را سرمشق خود قرار دهید: «اگر شما بخشی از راه‌حل نیستید، پس بخشی از مشکل خواهید بود». برای رفع مشکل هرزنامه‌ها هم می‌توانید از سیستم مبارزه با هرزنامه که در ایمیل‌تان تعبیه شده، کمک بگیرید.

5. حرکت با رایانه روشن
اگر در خانه عادت دارید همان‌طور که با رایانه کار می‌کنید، آن را بغل گرفته و از این طرف به آن طرف ببرید، هیچ اشکالی ندارد اما به خاطر خودتان هم که شده، این کار را با رایانه محل کارتان نکنید. هارد درایوهای چرخشی رایانه‌ها، به راحتی آسیب می‌بینند، به خصوص اگر در مکان‌های محدود و کوچک قرار بگیرند که خیلی سریع «داغ می‌کنند». بنابراین بهتر است رایانه محل کار را همان‌طور که روشن است، از این سو به آن سو نبرید و در خودرویتان نگذارید که بد می‌بینید! سعی کنید حتما قبل از جابجا کردنش، آن را خاموش کنید. اصولا ویندوز، تنظیماتی را برای دکمه پاور رایانه‌ها قائل شده که هم‌زمان با بستن لپ‌تاپ، رایانه را به طور خودکار خاموش کند.

6. استفاده از لپ‌تاپ در تخت‌خواب
اگر عاشق این هستید که در تخت‌خواب لم دهید و لپ‌تاپ‌تان را روی تشک بگذارید و روشن کنید، بهتر است به این نکته دقت کنید که بالش و تشک‌های پف‌دار، جلوی خروجی هوای لپ‌تاپ را گرفته و با ممانعت از تهویه هوا، رایانه را داغ می‌کنند. پس بهتر است یک میز یا پایه کوچک زیر لپ‌تاپ‌تان قرار دهید تا بین بالش و خروجی هوای رایانه فاصله ایجاد شود. در ضمن، اگر در حالت نامتعارفی به کار با رایانه و تایپ بپردازید، مسلما از لحاظ فیزیکی آسیب خواهید دید. پس نکات ارگونومیک را هم از یاد نبرید!

7. چاپ همه چیز!
در حال حاضر همه‌نوع ابزاری برای ذخیره دیجیتال اطلاعات وجود دارد، پس چه نیازی به چاپ (پرینت) کردن آن‌هاست؟ حتی فرم‌هایی را که نیاز به امضا دارند، می‌توان با گزینه «امضای دیجیتال» به سرانجام رساند. حتی می‌توان برای انتقال یا آرشیو کردن فایل‌ها نیز، یک نسخه PDF از آن‌ها تهیه کرد.

8. بردن دوربین به ساحل دریا
وجود یک دانه ماسه در شاتر یا مکانیزم زوم دوربین، کافی است تا دوربین‌تان را جزغاله کند! اگر مجبور به عکاسی از ساحل دریا هستید، دوربین را در یک قاب «ضدآب» یا یک کیف پلاستیکی قرار دهید. بهتر از همه این است که یک دوربین ضد آب تهیه کنید.

9. گذاشتن لپ‌تاپ در خودرو
اگر شما هم از آن دسته افرادی هستید که لپ‌تاپ را روی صندلی خودرو رها می‌کنید و تنها به قفل کردن درب‌های خودرو اکتفا می‌کنید، خیلی خوش‌شانسید که هنوز لپ‌تاپ‌تان را ندزدیده‌اند! چراکه کافی است شیشه خودرویتان را با ضربه‌ای خرد کنند. البته اگر فکر می‌کنید خیلی زرنگ هستید و لپ‌تاپ‌تان را درست وسط خیابان- جایی که از ماشین پیاده می‌شوید و پارک می‌کنید- داخل صندوق می‌گذارید که جلوی چشم نباشد، باز هم اشتباه بزرگی می‌کنید. یادتان باشد همیشه کسانی هستند که بدون جلب توجه شما، مواظب رفتارتان هستند و منتظر فرصتی برای سرقت اموال با ارزش لحظه‌شماری می‌کنند. در ضمن باز کردن صندوق به مراتب راحت‌تر از شکستن شیشه اتومبیل است! پس حداقل اگر راه دیگری جز قرار دادن لپ‌تاپ در صندوق ندارید، قبل از حرکت و در همان پارکینگ منزل‌تان این کار را انجام دهید و آن را تا حد امکان در گوشه از صندوق مخفی کنید. اما بهترین راه، همراه بردن لپ‌تاپ یا استفاده از قفل سفر است.

10. تمام ای‌میل‌های من!
اگر تا به‌حال هیچ‌کدام از ای‌میل‌های دریافتی‌تان را پاک نکرده‌اید، باید به شما تبریک گفت! با این کار تقریبا هیچ‌وقت نمی‌توانید دنبال پیغام‌های مورد نظرتان بگردید! مگر اینکه آن‌ها را دسته‌بندی کرده و با نام‌گذاری‌های واضح، یک آرشیو درست و حسابی از پیغام‌های الکترونیک‌تان تهیه کرده باشید. البته بهتر است به کلید «حذف» (Delete) هم کمی بیشتر توجه کنید!

11. از کلیدهای میان‌بر غافلید
آیا می‌دانستید که هنوز هم افراد زیادی نمی‌دانند که Ctrl-C همان کپی و Ctrl-V همان جاگذاری یا پیوست (paste) است؟ قاعدتا لازم نیست تمام کاربران رایانه تمام کلیدهای میان‌بر ترکیبی با Alt و Ctrl و Shift را یاد بگیرند، اما هرچه بیشتر با Alt-F4 ها آشنا شوید، زودتر کارتان تمام می‌شود! همین حالا شروع کنید و چند میان‌بر برای خاموش کردن رایانه و ... و همچنین میان‌برهای ویندوز 7 را یاد بگیرید.

12. نصب بیش از حد برنامه‌های ناکارآمد
«چرا ویندوز من این‌قدر کند است؟» اگر کمی دقت کنید، خواهید دید که شما چند برنامه با یک کارآیی نصب کرده‌اید که همین باعث آسیب دیدگی ویندوزتان شده. پس بهتر است تا جایی که می‌توانید، این برنامه‌های غیرضروری را پاک کنید.

13. دور انداختن رسیدها
تجربه ثابت کرده که همیشه وقتی رسید خرید سخت‌افزاری را دور می‌اندازیم، همان سخت‌افزار صدمه دیده و نیاز به تعمیر پیدا می‌کند؛ اما چون به کاغذ خرید و برگه ضمانت دسترسی ندارید، دیگر نمی‌توان از خدمات پس از فروش دستگاه مورد نظر استفاده کرد. پس بهتر است رسیدتان را نگه دارید که بعدا پیشمانی سودی نخواهد داشت.

14. وقتی رایانه‌تان قهوه‌ای می‌شود!
مسلما وقتی مقداری قهوه، چای یا هر مایع دیگری روی لپ‌تاپ‌تان بریزد، طرف کاملا اعصابش به هم می‌ریزد. اما توصیه‌های وجود دارد که می‌تواند در چنین شرایطی کارساز باشد: به محض اینکه مایعی روی رایانه‌تان ریخت، آن را سریع کاملا تمیز کنید. اما در اینترنت به دنبال «توصیه‌هایی برای تعمیر اورژانسی» بگردید تا بتوانید سخت‌افزارهای دستگاه را نجات دهید.

15. ذخیره پوشه‌ها در مکان‌های مختلف
آیا زمانی که قبض برق به دست‌تان می‌رسد، آن را به هر گوشه‌ای که دم دست‌تان باشد، پرت می‌کنید؟ مسلما این‌طور نیست. پس با پوشه‌های اطلاعات‌تان هم بهتر برخورد کنید و درست مثل دسته‌بندی ای‌میل، آن‌ها را دسته‌بندی کنید.

16. بازدید از ویکی‌پدیا
اگر برای کسب اطلاعات مجبور به استناد به سایت‌هایی مانند ویکی‌پدیا هستید که کاربران اینترنت می‌توانند اطلاعاتش را تکمیل کرده یا حتی تخیلات‌شان را به جای اطلاعات در صفحه‌های مورد نظر بنویسند، بهتر است برای دریافتن اصل موضوع، روی پاورقی‌های صفحه‌ها کلیک کنید.

18. ارسال آنلاین عکس‌های خصوصی و عمومی
وقتی قصد دارید عکس‌هایی از فضاهای عمومی یا حتی آلبوم شخصی تان را در سایت‌های اجتماعی بگذارید، بیشتر دقت کنید و به وضعیت تمام افرادی که در اطراف‌تان هستند توجه کنید تا بعدا از اظهار نظرات دیگران پشیمان نشوید! یا حداقل می‌توانید پروفایل‌تان را تصحیح کنید تا همه اعضای این شبکه‌ها به مسائل خصوصی شما دسترسی نداشته باشند.

19. نادیده گرفتن مشخصات
در دنیای فناوری امروز، سه طبقه‌بندی برای هر محصولی وجود دارد: نسخه خام، نسخه‌ای برای کاربر و نسخه‌ای «نهایی» که هر کدام قیمت متفاوتی دارد. مشکل این است که در بسیاری موارد نسخه نهایی هیچ کاربری بیشتری نسبت به نسخه خام ندارد و حتی تجهیزات اضافه‌تری دارد که اصلا به درد کاربر نمی‌خورد؛ اما شما ترجیح می‌دهید نسخه گران‌ترش را بخرید چراکه واقعا به تفاوت‌هایش دقت نمی‌کنید. شاید متوجه شدن این تفاوت‌ها نیاز به ساعت‌ها جستجو و مطالعه اینترنتی داشته باشد؛ اما تمام این تلاش‌ها، ارزشش را دارد.

20. یک رمز برای همه‌چیز
اگر رمز کاربری اینترنت، کارت‌بانک، گوشی موبایل، ایمیل و ... شما همه و همه یک رمز واحد است، شما به شدت در خطرید و هر آن ممکن است اطلاعات آنلاین‌تان سرقت شود. البته نمی‌توان برای هر کدام از این موارد یک رمز خاص داشت اما حداقل می‌توان تعدادی رمز متفاوت داشته باشید و بهترین‌هایشان را برای کاربری‌های مهم‌ترتان بگذارید. نرم‌افزاری با عنوان «مدیریت رمز» (password manager) می‌توان کمک‌کننده باشد.

21. ای‌میل قابل عرضه
ایمیل دم‌دستی‌تان را به خبرنامه‌ها ندهید؛ منظور همان ای‌میلی است که به دوستان‌تان می‌دهید. ایمیل قابل عرضه، ای‌میلی است که هر دو هفته یک‌بار چک می‌شود و دقیقا همین موضوع علت ایجاد جی‌میل بود.

22. قفل نکردن گوشی هوشمند موبایل
متاسفانه معمولا وقتی کسی یک گوشی موبایل پیدا می‌کند، اولین کاری که می‌کند این است که تمام تلفن‌های بین‌المللی‌اش را با آن شماره‌گیری می‌کند و دلی از عزا در می‌آورد. راحت‌ترین کار، تعبیه کردن یک پین‌کد است!

                     jalal sohrabi


کمک کنید تیم شما از تعارض دست بردارد و کار کند

کمک کنید تیم شما از تعارض دست بردارد و کار کند

مترجم: رویا مرسلی
تعارض‌هایی که اغلب در تیم‌ها به‌وجود می‌آید، می‌تواند شرایطی را برای شما به‌وجود آورد، که دلتان بخواهد همه چیز را رها کنید، به دفتر کارتان پناه ببرید و با لذت بدون کار تیمی‌به زندگی خود ادامه بدهید،


اما مساله این است که وجود همکاری لازم است و هر چند ساده نیست، همفکری چند نفر در کارها اغلب نتیجه بهتری به دنبال دارد. اگر تیم شما وارد مشاجره شد یا به نظر رسید دو نفر از اعضا نمی‌توانند با هم کنار بیایند، چگونه می‌توانید کاری کنید که امور به روال عادی بازگردند؟ چگونه تیمی‌که به لحاظ عملکرد دچار اشکال شده است را به تیمی‌تبدیل می‌کنید که اعضا در آن بتوانند به‌خوبی کار کنند؟

متخصصان چه می‌گویند
تعارض بخشی از کار تیمی‌است؛ هر چند اغلب ناراحت کننده است، اما در عین حال می‌تواند مفید هم باشد. جین برت دویت بوچانان، استاد دانشگاه مدیریت کلوگ گراجوئت و رییس مرکز تحقیقات این دانشگاه و یکی از نویسندگان «حل تعارض‌ها» می‌گوید «در گروهی که مشغول انجام کاری حتی با حداقل پیچیدگی است، تعارض وجود خواهد داشت و حتی باید وجود داشته باشد.» همه‌ تعارضات مخرب نیستند و مدیریت تعارض در همه‌ تیم‌ها یکی از اقدامات لازم مدیران و اعضای تیم است. مدیریت تعارض می‌گوید که در هر موقعیتی، بهترین رویکرد در برابر تعارض به‌وجود آمده چیست. درک اینکه چرا تیم‌ها وارد منازعه می‌شوند و اینکه دخالت ما باید چگونه و چه وقت باشد و اینکه چگونه جلوی تعارضات آینده را بگیریم، یک مهارت مهم و کلیدی برای همه رهبران تیم‌ها است.

قبل از وقوع جدل از آن جلوگیری کنید
متاسفانه اغلب رهبران تیم فکر می‌کنند وقتی اتفاقی می‌افتد، دلیل آن عدم موافقت اعضا است، اما برت معتقد است کارهای بیشتری لازم است تا «فرآیند مدیریت تعارض‌های سخت در هر موقعیتی که تعارض اتفاق می‌افتد وجود داشته باشد چون در هر صورت منازعه اتفاق می‌افتد». این قوانین همچنین به شما کمک می‌کند سریعتر کارها را پیش ببرید. طبق گفته ریچارد بویاتزیس استاد رفتار سازمانی دانشکده مدیریت کیس وسترن رزرو و یکی از نویسندگان «رهبری اولیه: یادگیری روش رهبری با کمک هوش احساسی» که می‌گوید «حل و فصل درگیری‌ها بعد از آنکه اتفاق افتاد به مثابه جهنمی ‌است که در آن باید بسیار بیشتر انرژی گذاشت». 
یکی دیگر از اقدامات بسیار مهم، اطمینان از این امر است که تیم شما اهداف، ارزش‌ها و هویت یکسانی را به اشتراک گذاشته است. بویاتزیس می‌گوید تیم‌ها باید «زمان کافی برای صحبت کردن درباره خود تیم اختصاص دهند». در این گفت‌وگوها، به جای تمرکز روی مسائل ساده‌تر و بنیادی‌تر مثل اهداف و ارزیابی‌ها، بگذارید گروه از ابتدا روی هدف خودش به اجماع برسد و توافق روی این مساله صورت گیرد. این روش را وقتی گروه شکل گرفت پیاده کنید و تا زمانی که گروه پا بر جا است ادامه دهید. بویاتزیس عضوی از یک کنسرسیوم است که طی ده سال گذشته سالی دو بار نشست برگزار کرده‌اند. گروه، هر جلسه‌ خود را با خواندن قواعد گروه با صدای بلند آغاز می‌کند؛ قواعدی که طی ده سال گذشته در مورد آن به توافق رسیدند. به عقیده او، این کار ممکن است از دید ناظر خارجی عجیب و غیرعادی به نظر آید، اما به اعتقاد او این همان چیزی است که تیم را محکم و متمرکز نگه می‌دارد و از بروز تعارضات ابتدایی و اولیه در تیم جلوگیری می‌کند. این قواعد هسته‌ اولیه‌ای را شکل می‌دهند که تیم حول آن شکل می‌گیرد و بر اساس آن تعارضات آینده‌ خود را رفع یا مدیریت خواهد کرد. 

چگونه و چه وقت مداخله کنیم
برخی از شایع‌ترین تعارضات بر سر وظایف، قواعد کاری یا فرآیندها اتفاق می‌افتد. بدون توجه به اینکه تیم شما بر سر چه چیز اختلاف دارد، در زیر چند نکته می‌تواند به شما در حل و فصل سریع تعارض کمک کند:
مداخله زود هنگام. وقتی دو نفر یا بیشتر از اعضای تیم در گیر یک منازعه می‌شوند، بهتر است هر چه زودتر مداخله کنید. وقتی جدل شروع می‌شود، احساسات بالا می‌گیرد و حل مساله مشکل‌تر می‌شود. اگر اجازه دهیم تعارض عمیق‌تر شود، این وضعیت می‌تواند منجر به جریحه دار کردن احساسات و طولانی‌تر شدن احساس خشم شود. بویاتزیس اشاره می‌کند که یک عدم توافق ساده می‌تواند در کسری از ثانیه به یک تعارض سخت تبدیل شود، پس این امر برای مدیران تیم‌ها بسیار حیاتی و مهم است که نسبت به حرکات تیم خود آگاهی داشته باشند و هر گاه یک مورد عدم توافق در حال شکل گرفتن است، آن را احساس کنند و اقدام درست را در این شرایط تشخیص دهند. نشان دادن توجه و پیگیری در این مواقع از جانب مدیر حس اعتماد اعضا را نیز افزایش می‌دهد و آنها را نسبت به رفتار خود حساس‌تر می‌کند.
تمرکز روی قواعد تیم
بهترین کار برای حل تعارض در زمانی که جدال در حال گسترش است، ارجاع به موضوعی است که تیم می‌تواند در مورد آن به توافق برسد یا قبلا روی آن موافقت داشته است. برای ایجاد این موافقت، مدیر می‌تواند روی قواعد تیم، صراحتا یا به‌صورت ضمنی تاکید کند. اگر از قبل قواعدی را برای تیم تعریف نکرده‌اید، هم اکنون زمان مناسبی برای برگزاری این گفت‌وگو است. مراقب باشید چارچوب گفت‌وگو را موضوع مورد اختلاف قرار ندهید، زیرا ممکن است ادامه‌ گفت‌وگو ناممکن و تنش‌زا شود، بلکه بر روی قواعدی تمرکز کنید که رو به پیش دارند و رویکردی به آینده را مد نظر قرار می‌دهد. 
به یک توافق مشترک برسید
وظیفه شما به عنوان رهبر تیم کمک به افراد درگیر در تعارض است تا به یک توافق برسند. برت می‌گوید: «راز این کار احترام به هر یک از طرفین و دلایلی است که پشت ‌نظرات آنها پنهان است». طبق نظر بویاتزیس، تنها راه انجام این کار، صحبت با هر یک از طرفین تعارض درباره مشکل است. او می‌گوید که اکثر رهبران تیم‌ها «گفت‌وگو را قطع می‌کنند یا به شیوه دستوری «این کار را نکنید» متوسل می‌شوند». برت در ادامه می‌افزاید: وقتی شرایط گفت‌و‌گو مهیا است، باید «سعی کنید نتیجه را به سمتی سوق دهید که شامل نظرات 
هر دو طرف باشد». سازش معمولا بار معنایی بدی در دنیای کسب و کار دارد، اما لازم نیست راه‌حل در کفه‌ترازو به نفع یک طرف سبک‌تر یا سنگین‌تر شود. به جای آن، راه حل موجود باید منافع هر دو طرف را برآورده سازد. در صورت امکان، می‌توان رابطه ای بین راه حل ارائه شده و اهداف مشترک گروه‌ها ایجاد کرد که بتواند چراغ راهی برای هر دو طرف باشد. 

چگونگی حرکت بعد از وقوع عدم توافق
بویاتزیس معتقد است بهترین راه برای التیام بخشیدن به صدمات ناشی از منازعه این است که کار را از اول شروع کنید. یک کار نسبتا ساده پیش روی گروه قرار دهید تا به آنها کمک کنید به عنوان یک گروه دوباره حس اعتماد و اطمینان به آنها برگردد. به‌عنوان یک رهبر می‌توانید الگوی حرکت به جلو و تمرکز روی کار را برای اعضای تیم پررنگ سازید. اگر بعضی از افراد در نتیجه تعارض طرد شده‌اند، تلاش کنید با تعیین وظایف مهم برای آنها یا به حساب آوردن نظراتشان آنها را دوباره به تیم بازگردانید. در صورتی که احساسات جریحه‌دار شده‌اند، می‌توانید از طرفین بخواهید به خودشان فرصت دهند و برای مدت کوتاهی با هم کار نکنند. ادامه کار از این جهت مفید است که کمک می‌کند به طور منظم با مشارکت یکدیگر روی شیوه‌ کار کنترل داشته باشید. این کار به شما کمک می‌کند که مسائل را قبل از آنکه به بحران تبدیل شود تشخیص دهید.

اصولی که باید به خاطر داشته باشید
آنچه باید انجام شود:
- قبل از وقوع تعارض، فرآیند مدیریت تعارض ایجاد کنید.
- وقتی تعارض بین اعضای تیم در حال شکل گرفتن است، زود مداخله کنید.
- شاید بهتر باشد سریع‌تر کاری کنید که اعضای تیم دوباره با هم کار کنند.
آنچه نباید انجام شود:
- فکر نکنید تیم شما قطعا روی اهداف، ارزش‌ها یا دیدگاه‌های مشترک توافق دارد.
- نگذارید تعارض سخت‌تر شود و آن را به حال خود رها نکنید.
- به‌عنوان تیم نگذارید کارها بدون صحبت درباره تعارض پیش برود.
در زیر دو موردکاوی در خصوص این متن ‌
آورده شده است.
منبع: HBR 



مورد مطالعه شماره 1:
حل تعارضات شخصی در یک تیم خودگردان
گری‌هارتمن در جلسه شرکای موسسه کوچک خود در زمینه مشاوره فروشگاه‌های بوستون شرکت کرد که اتفاقا طی جلسه تعارضی شکل می‌گیرد. هشت شریک شرکت هر سال در ماه دسامبر گرد هم می‌آیند تا درباره مسائل مالی و حقوق و مزایای خود تصمیم‌گیری کنند- این یک موضوع حساس برای گروه است که قبلا قوانین مشخصی برای آن تبیین شده است. هر یک از شرکا درباره عملکرد خود و موفقیت‌هایی که در راستای اهداف طی سال داشته اند صحبت می‌کنند؛ بعد از آن سایر شرکا می‌توانند از او سوال بپرسند، که معمولا این سوالات به شیوه محترمانه و صرفا جهت شفاف‌سازی است. اگر موضوع جدی‌تری وجود داشته باشد، شرکا معمولا آن را قبل از جلسه بین هم به گونه‌ای مطرح می‌کنند که چنین بحث‌هایی خارج از حالت رسمی ‌صورت می‌گیرد. زمانی که سوزان مشغول صحبت درباره عملکرد خود بود، شریک دیگر به نام رابرت، در چندین مورد اقدام به قطع صحبت او و سوال درباره حقیقت آنچه سوزان می‌گفت نمود. وی گفت: از یک تحلیلگر شنیده است که یکی از پروژه‌هایی که سوزان آن را به عنوان موفقیت خود نام می‌برد، در واقع ربطی به سوزان نداشته است. این تحلیلگر گفت که سوزان مرتبا مشتری را اذیت می‌کرده، در جلسات به موقع حاضر نمی‌شده و تقریبا هیچ کاری انجام نداده است. ابتدا، سایر شرکا به رابرت اجازه دادند صحبت خود را تمام کند، اما خیلی زود گری و سایر شرکا متوجه شدند که سوزان احساس می‌کند در جمع تحقیر شده است. گری می‌گوید: «دانستن دیدگاه افراد دیگر در جمع ارزشمند بود، اما نه به این شیوه» به‌خصوص که شواهد رابرت مبتنی بر شنیده‌ها بود و تیم از قبل روی این مساله که با اطلاعاتی که از خارج می‌آید چگونه برخورد کند توافقی نداشت.
به عنوان یک تیم خودگردان، آنها باید تصمیم می‌گرفتند که با این واقعیت که وقتی یک نفر، فرد دیگری را بی اعتبار می‌کند، چگونه برخورد کنند. آنها تصمیم گرفتند یک قاعده صریح و روشن از چیزی که به آن اشاره شد استخراج کنند. هر چیزی که به طور بالقوه بین دو شریک، آزاردهنده یا مضر است باید ابتدا به صورت خصوصی بین آنها مطرح شود. اگر راه حل به‌دست نیامد، می‌تواند بین اعضای تیم مطرح گردد ولی این کار (عمومی ‌کردن مشکل) نباید قبل از مطرح کردن موضوع بین خود آنها باشد. آنها از سوزان و رابرت خواستند تا موضوع این اختلاف را بین خودشان مطرح و آنرا حل کنند. این شرکا همچنین زیرگروهی را تشکیل دادند تا به این مساله بپردازد که چطور مسائلی که به خارج مربوط می‌شود در بحث جلسات مربوط به حقوق و مزایا مطرح و با آن برخورد شود. این گروه همچنین مسوولیت مواجهه با تعارضات، بررسی مسائل از جنبه‌های مختلف و ارائه یک پیشنهاد متوازن را که برای شراکت گروه مفید باشد، به عهده گرفت.



مورد مطالعه شماره 2‌:
تمرکز اعضای تیم روی یک هدف مشترک
کِلی جانسون، صاحب یک موسسه طرفدار محیط زیست در شهر بلیز، باید مرتبا با فعالیت‌های تیم در ارتباط باشد. از آنجا که این موسسه در مکان دوردستی قرار دارد، بیش از 25 کارمند تمام وقت استخدام کرده که همزمان هفته‌ها در آن مکان زندگی می‌کنند. این موقعیت کاری که در آن افراد نزدیک به هم زندگی می‌کنند، اگر به خوبی مدیریت نشود می‌تواند اغلب منجر به بروز تعارض شود. این موسسه چهار مدیر دارد که شامل: کاتیا، که یک مهاجر آلمانی است و به امور دفتر مرکزی می‌پردازد. کاتیا، وقتی کِلی در محل حاضر نیست بر کارکنان نظارت دارد. همچنین، مدیر دیگر کارلوس است که اهل بلیز می‌باشد و مسوول خدمات مشتریان است. کارلوس در مقوله خدمات مشتریان یک نابغه است و کاری می‌کند که تک تک مشتریان احساس خاص بودن داشته باشند. کلی می‌گوید «او توانایی‌هایی در ارتباط با مشتریان دارد گویی که مهره مار داشته باشد». 
اما زمستان گذشته، کاتیا از کلی خواست تا کارلوس را اخراج کند، چرا که او احساس می‌کرد کارلوس کارش را انجام نمی‌دهد. به عقیده او کارلوس مرتبا کارهایش را فراموش می‌کرد و در مورد ارائه گزارشات خود بسیار نامرتب بود. او مایوس شده بود و احساس می‌کرد به جای دو نفر کار می‌کند. کارلوس نیز از کاتیا شکایت داشت. او از انتقاد کاتیا برآشفت و گفت احساس می‌کند کاتیا نسبت به مشتریان بسیار سرد برخورد می‌کند. آنطور که کلی متوجه شد، این دو نفر در درک یکدیگر دچار نقصان شده بودند و به استعدادهای هم احترام نمی‌گذاشتند. کلی از کاتیا خواست کمی‌به عقب برگردد و نگاهی از بالا به موقعیت بیاندازد. درست است که کارلوس در انجام بخشی از وظایف شغلی اش ناتوان بود، اما وجود او برای موسسه فوق‌العاده گرانبها بود. کاتیا پذیرفت که شرح وظایف کارلوس باید تغییر کند تا او بتواند خود را با انتظارات موسسه تغییر دهد. 
کِلی با هر یک از این دو نفر صحبت کرد و به آنها توضیح داد که چرا وجود هر یک از آنها بی‌نهایت برای تیم ارزشمند است و از آنها خواست به دستاوردهای طرف مقابل احترام بگذارند. از آنجا که بخشی از حقوق و مزایای هر دو نفر وابسته به موفقیت کسب و کار بود، او از آنها خواست روی اهداف بزرگ‌تری تمرکز

پدر علم مدیریت ایران

« شرح مختصری از زندگی استاد دکتر سید مهدی الوانی »

در دی ماه سال ۱۳۲۳ شمسی در محله امیریه تهران متولد شدم، پدرم حاج سید حسن، انسانی خودساخته بود که مشقت ها و سختی های زندگی را بر خود هموار ساخت تا فرزندانش از 
تحصیلات خوبی برخوردار گردند. زندگی او برای ما سرمشقی بود که اگر توفیقی داشته ام از الگوی زندگی او بوده است. انسانی منضبط، جدی و پرکار بود که تا آخرین سالهای عمر از کوشش و تلاش باز نایستاد، روانش شاد باد. مادرم نیز زنی فداکار بود که در تمامی ایام زندگی همراه پدر در سفر و حضر، ما را در کنف حمایت خود داشت و دریغا که زحمات و مهربانی های بیکرانش را هیچگاه نمی توانم پاسخگو باشم. آموزش ابتدایی را در مدرسه بیهقی که مدیری سختگیر و جدی داشت شروع کردم، ایام مدرسه دوست داشتنی نبود، بچه هایی را که چوب و فلک می کردند و شاگردانی را که با کاغذی در گردن آویزان، در کلاسها می گرداندند، همیشه در ذهنم هست. کلاسها همیشه مملو از غبار بود و ذهن من هم هنوز غبار آن زمان را دارد، غبار دلتنگی و آزردگی دوران کودکی. بعد از مدرسه بیهقی به مدرسه مصباح مرجانی آمدم که مدرسه بهتری بود و از آنجا گواهینامه ششم ابتدایی را اخذ کردم. سال اول دوره متوسطه را در دبیرستان حکیم نظامی گذرانیدم. مدرسه ای با یک حیاط بزرگ بیرونی و یک حوض پر از نیلوفرهای آبی و حیاط اندرونی و کلاسهای متعدد، کف کلاسها آجر و خاک بود و زمستانها بخاری های زغال سنگی، کلاسهای سرد را گرم می کرد. دبیرستانی با یک ناظم سخت گیر و چوب به دست و فراشهای پیر و اخمو، اما معلمین مهربان و دلسوز که از میان آن تیره و تاری مدرسه، هنوز چهره هایشان در خاطرم هست. در میان دبیران، دبیری داشتیم بنام آقای صفوت که به ما ادبیات درس می داد و قبل از آنکه علم و دانش ایشان بر من اثر گذارد منش و روش وی مرا شیفته خود می ساخت. از او رسم معلمی آموختم و این نکته شاید برای آنان که به حرفه علمی مشغولند جالب باشد که برای معلم قبل از آنکه علم مهم باشد اخلاق واجد اهمیت است و دانشجویان من بیش از آنکه از علمشان بهره گیرند، از سرچشمه خلق و خویشان بهره مند می شوند. از آنجا بود که یاد گرفتم اخلاق، علمی بالاتر و برتر از اندیشه علمی است. ابتدا دوره ای را به عنوان آموزش نظامی در پادگان شاه آباد غرب که اکنون اسلام آباد غرب نام گرفته است، گذرانیدم. در پادگان فرماندهی داشتیم میانسال که در مورد سربازان بسیار سخت گیر و در عین حال با محبت بود. دوره آموزشی به سرعت سپری شد و در توزیع، ما را به عنوان سپاهی دانش در دهکده سردهلق که از توابع صحنه کرمانشاه بود جایابی کردند. دوران ده برای خودش دورانی بود، در عمارتی ساکن بودم که مدرسه سه اطاقه ای بود رو به گورستان ده که منظره ای غم انگیز داشت. راه را باید با اسب یا قاطر طی می کردیم و گاهی هم پیاده. ده از تسهیلات اولیه از جمله حمام محروم بود ولی بچه های مدرسه زرنگ و باهوش بودند. کلاسی داشتم که از سال اولی در آنجا درس می خوانند تا سال ششمی. هر کلاسی در یک ردیف نیمکت می نشستند. دخترها را به مدرسه نمی فرستادند و خلاصه بعد از مدتی از ده مرخص شدم و آمدم به تهران. رشته ادبیات انگلیس را در دانشگاه ملی شروع کردم. در محضر استادانی چون دکتر سید صادق گوهرین که تفسیر مثنوی می گفتند و استاد عماد خراسانی که ترجمه می گفتند و استاد کریمان که ادبیات فارسی را تدوین می کردند تلمذ کردم. البته استادان خارجی هم بودند که انگلیسی و آلمانی را در محضر آنان خواندم. دکتر گوهرین بیشترین اثر را در این ایام بر من گذاشت. کلاسهای ایشان فضایی روحانی داشت که با کلام مولانا درهم می آمیخت و جذبه خاصی را به وجود می آورد. همیشه آرزو داشتم بتوانم در دانشجویانم چنین حالت جذبه و شوری را ایجاد کنم. پس از دوره لیسانس، وارد فوق لیسانس مدیریت آموزش و پرورش در دانشگاه تهران شدم، آنجا هم استادانی چون دکتر کاردان، دکتر سرمه، دکتر نیساری، دکتر برهان منش، دکتر شریفی، ... داشتم بعد آمدم به فوق لیسانس علوم اداری در دانشگاه تهران و آنجا هم از استادانی چون دکتر بشارت، دکتر اقتداری، دکتر صدقی، دکتر اکبری درس آموختم و در همین ایام کار خودم را بصورت رسمی در وزارت کشاورزی آغاز کردم، شغلم کارشناس بهبود روشها بود. مدتی که در آنجا کار کردم رئیس اداره شدم و چون علاقه به تدریس و تعلیم بیشتر بود به مرکز آموزش مدیریت دولتی که متولی آموزش مدیران است، منتقل و مربی آموزشی شدم. پس از عزیمت به آمریکا دانشگاه کالیفرنیای جنوبی، فوق لیسانس و دکترای مدیریت دولتی گرفتم. در آنجا فیلسوفی بود به نام راموس Ramos که برزیلی تبار بود. برای درک مطالبش سعی وافر کردم و مقاله «نقد عقل ابزاری» بخشی از تأثیرات این استاد بر من بود. خاطرم هست کلاسهای این استاد در عمارت کوچکی که در کنار دانشگاه قرار داشت و او آنجا را کلبه می نامید برگزار می شد. پیپ بزرگی داشت که دائم آن را روشن می کرد و در طول کلاس ضمن صحبت کردن آن را دود می کرد. نقد او از تئوریهای بازاری و دیدگاههای تحصلی و کمی، همواره در ذهن من بوده و هست. نکته دیگری که از کلاس ایشان بخاطر دارم، اداره کلاس تئوری های مدیریت بهمراه استاد جوانی بنام نایگرو بود که بعد کتاب معروف مدیریت دولتی جدید را نوشت. ایندو در کلاس با هم بحث و جدل می کردند و همه ما را به بحث فرا می خوانند و کلاس سه ساعته ما را پربار می کردند. وقتی به ایران بازگشتم و دوره دکترا در دانشکده مدیریت دانشگاه تهران آغاز بکار کرد قرار شد درسهایی را با دو استاد برگزار کنیم که چندان موفق نبود و در مقایسه با کلاسهای آنجا به من یاد داد که ما برای کار گروهی آماده نیستیم حتی در دانشگاه و کار علمی. سال ۱۳۶۰ به ایران بازگشتم. انقلاب تغییرات بسیاری در همه جا از جمله دانشگاهها به وجود آورده بود. با فراز و نشیب ها و برخی بی مهری ها ساختم و مراتب مختلف دانشگاهی را طی کردم و در سال ۱۳۷۰ استاد شدم و در سال ۷۶ به عنوان استاد نمونه انتخاب گردیدم. مدتی رییس دانشکده حسابداری و مدیریت دانشگاه علامه طباطبایی و زمانی هم مدیر گروه مدیریت دولتی بودم. در این دوران کتاب و مقالات چندی نوشته ام که در فهرست ضمیمه آمده است و همیشه سعی ام این بوده است که آگاه شوم و آگاه کنم و برای کشور و هموطنانم مفید باشم. در سال ۱۳۵۵ ازدواج کردم که حاصل آن پسری به نام سیدپیمان و دختری بنام سیدپریسا است. که هر دو در دانشگاه مشغول به تحصیل هستند. ● درخصوص نقش مدیریت در توسعه ایران از نظر نقش دانش مدیریت در توسعه کشور، عقیده دارم که مشکل ما دانش مدیریت نیست بلکه ایجاد باور این دانش مانند سایر رشته های علمی، نزد سیاست گذاران و تصمیم گیرندگان عالی رتبه کشور است. اگر آنان این باور را داشته باشند این دانش به عرصه عمل پا خواهد نهاد و مسلماً نقش عمده ای در توسعه کشور خواهد داشت، همانگونه که در کشورهای موفق دنیا چنین بوده است. ● شرح احوال علمی و آموزشی ▪ نام: دکتر سید مهدی الوانی ▪ تاریخ تولد: ۱۳۲۳ ▪ محل تولد: تهران ▪ مرتبه: استاد ▪ پایه: ۲۴ ▪ شماره شناسنامه: ۲۳۱۹ ● سوابق تحصیلی ▪ دیپلم ریاضی دبیرستان مروی تهران، سال ۱۳۴۲ ▪ لیسانس زبان و ادبیات انگلیسی ـ دانشگاه ملی ایران، سال ۱۳۴۹ ▪ فوق لیسانس علوم تربیتی ـ دانشگاه تهران، سال ۱۳۵۱ ▪ فوق لیسانس علوم اداری ـ دانشگاه تهران ، سال ۱۳۵۶ ▪ فوق لیسانس مدیریت دولتی ـ دانشگاه کالیفرنیای جنوبی آمریکا ، سال ۱۳۶۱ ● رساله های پایان تحصیلات ▪ رساله دوره لیسانس: بررسی اشعار رابرت فرست به انگلیسی، ۱۳۴۹ ▪ رساله دوره فوق لیسانس علوم تربیتی: پژوهشی در زمینه مدارس جامع، ۱۳۵۱ ▪ رساله دوره فوق لیسانس علوم اداری: پژوهشی پیرامون مشکلات سازمانی و عدم ارضاء نیازهای کارکنان، ۱۳۵۶ ▪ رساله دوره دکتری: نظریه های مدیریت از دیدگاه اسلام به انگلیسی، ۱۳۶۱ ● سوابق شغلی ▪ کارشناس امور اداری ـ وزارت کشور، ۱۳۴۹ تا ۱۳۵۲ ▪ رئیس اداره بهبود روش ها ـ وزارت کشاورزی، ۱۳۵۲ تا ۱۳۵۴ ▪ مربی آموزشی مرکز آموزش مدیریت دولتی، ۱۳۵۴ تا ۱۳۶۰ ▪ رئیس اداره آموزش مرکز آموزش مدیریت دولتی، ۱۳۵۴ تا ۱۳۵۵ ▪ رئیس انتشارات مرکز آموزش مدیریت دولتی، ۱۳۵۵ تا ۱۳۵۷ ▪ استادیار مجتمع دانشگاهی علوم اداری و مدیریت بازرگانی، ۱۳۶۰ تا ۱۳۶۸ ▪ دانشیار دانشگاه علامه طباطبایی، ۱۳۶۸ تا ۱۳۷۳ ▪ رئیس دانشکده حسابداری و مدیریت ـ دانشگاه علامه طباطبایی، ۱۳۶۸ تا ۱۳۷۲ ▪ استاد دانشگاه علامه طباطبایی، ۱۳۷۳ ▪ عضو کمیته مدیریت سازمان سمت از ۷۰ تا ۷۴ ▪ عضو کمیته تخصصی دفتر گسترش دانشگاهها و مؤسسات آموزش عالی از ۷۰تاکنون (۷۹) ▪ عضو شورای دانشگاه از ۷۰ تا ۷۲ ▪ عضو شورای تخصصی اداری وزارت علوم و آموزش عالی از ۶۹ تا ۷۰ ▪ عضو صاحبنظر کمیته اصلاحات اداری وزارت بهداشت، درمان و آموزش پژشکی از ۷۷ تا ۷۹ ▪ عضو هیأت مدیره سازمان مدیریت صنعتی از ۷۶ تا ۷۹ ▪ مشاور مدیریت طرح مطالعات الگوی برنامه ریزی و اجرای امنیت غذا و تغذیه کشور ۱۳۷۷ ▪ مدیر گروه مدیریت دولتی دانشگاه علامه طباطبایی از ۷۳ تا ۷۷ ▪ مدیر گروه مدیریت دولتی مجتمع آموزش عالی قم از ۷۷ تا کنون (۷۹) ▪ سردبیر نشریه مطالعات مدیریت از ۷۷ تا کنون (۷۹) ▪ عضو هیأت مدیره سازمان بین المللی توسعه مدیریت از ۷۷ تا ۷۹ ▪ عضو هیات تحریریه نشریات: برنامه و توسعه ، مدیریت دولتی به مجتمع آموزشی عالی قم، مدیریت و توسعه، تدبیر، مطالعات دفاعی استراتژیک ▪ مشاور بانک کشاورزی از ۷۷ تا کنون (۷۹) ▪ سرپرست کمیته تخصصی مدیریت شورای عالی برنامه ریزی وزارت علوم از سال تا کنون (۷۹) ▪ استاد نمونه سال ۷۷ ▪ چهره ماندگار سال ۸۲ ▪ معاون آموزش دانشگاه علامه طباطبایی از سال ۱۳۸۲ تاکنون ============اکنون ایشون رییس دانشکده مدیریت و حسابداری دانشگاه آزاد اسلامی قزوین می باشند[تصویر: 13880905111140.jpg]نشریه میثاق مدیران

برنامه تبلیغاتی یکپارچه (کمپین)

برنامه تبلیغاتی یکپارچه (کمپین)


برنامه تبلیغاتی یکپارچه (کمپین)
در مدیریت تبلیغات، مجموعه عملیات برنامه ریزی شده برای تبلیغ کردن یک موسسه یا کالاهای آن را برنامه تبلیغاتی Advertising campaign یا کمپین تبلیغاتی می گویند.
“برنامه تبلیغاتی Advertising campaign” توسط یک “دفتر تبلیغاتی” (یا یک شخص یا گروه که وظایف دفتر تبلیغاتی را انجام می دهد) تدوین و اجرا می شود و در واقع، سازمان بندی داخلی دفتر تبلیغاتی برای اجرای برنامه تبلیغاتی است.
نکته در الگوی سیستمی مدیریت تبلیغات، برنامه تبلیغاتی، عنصر نیست، بلکه خروجی عنصر دفتر تبلیغاتی است.

مثلا یک دفتر تبلیغاتی فرضی، که دارای سازمان داخلی متشکل از شش مدیریت است، یک ورودی شرح وظایف تبلیغات و یک خروجی برنامه تبلیغاتی دارد.
هر برنامه تبلیغاتی بسته به اوضاع و نوع بازار و مخاطبان تبلیغات ممکن است به روش مخصوص به خود انجام شود . اما به طور کلی، براساس الگو سازی سیستمی و تعریف دفتر تبلیغاتی، در همه برنامه تبلیغاتیها مراحل کم وبیش مشابهی طی می شوند که عبارتند از :

۱ . ارزیابی “بازار” که در آن مشخص می شود بازار یا مشتریان کالای عرضه شدنی چه خصوصیاتی دارد، عکس العمل رقبای تبلیغاتی با مشاهده و آگاهی از برنامه تبلیغاتی چگونه پیش بینی می شود،

“سهم از بازار” فعلی آگهی دهنده چقدر است و چه عواملی را می توان به عنوان عوامل بزرگ و کوچک فهرست کرد که در تعیین استراتژی ارزیابی بازار کاربرد داشته باشد، نیز ممکن است از آمارهای موسسات پژهشی تبلیغات استفاده شود.

۲ . تعیین “هدفهای تبلیغات” که در آن وظایف هر یک از قسمتهای “دفتر تبلیغاتی” طرح ریزی می شود ، مثلا “سهم از بازار” مطلوب و مورد درخواست آگهی دهنده چقدر است ؟

۳ . محاسبات و تعیین “بودجه تبلیغات” که در آن، با توجه به مراحل قبلی تعیین می گردد که چه بودجه ای برای تبلیغات ، بازدهی بیشینه ایجاد می کند ،مثلا مراجعه به درب منزل مشتریان ، تقریبا به بودجه ای نیاز ندارد ، اما تبلیغات در تلویزیون بسیار گران است.

۴ . طرح ریزی “گروه خلاقیت” که شامل تدوین برنامه برای کار گروه خلاقیت است، مهمترین اشتباهها در این مرحله انجام می شود و اشتباه در این مرحله ممکن است منجر به بدهکار شدن و ورشکست شدن گردد.

۵ .” طرح ریزی رسانه ها” یا انتخاب رسانه. در این مرحله به دقت مشخص می شود که با توجه به داده های چهار مرحله قبل، از چه رسانه هایی و چه مقدار “فضا” و “زمان”، و چند نوبت تکرار باید استفاده شود.

۶ . طرح ریزی گروه “طراحی نسخه” در این مرحله، شرح وظایف و برنامه کار طراحان هنری نسخه تعیین می گردد.

۷ . آزمایش و باز بینی پیش از انتشار نسخه. در این مرحله از شیوه های مختلف “نظرسنجی” استفاده می شود. تا مشخص گردد که آیا از نسخه ها استقبال خواهد شد؟ و استقبال چگونه خواهد بود ؟ همچنین در این مرحله ، ممکن است برخی از امور به مراحل قبلی بازگردانده و از نو اجرا شوند .

۸ . طرح ریزی برای “گروه تولید” در این مرحله، نسخه ها و دستورالعلها، به گروه تولید داده می شود تا متون چاپ، برنامه های رادیویی و تلویزیونی، آگهی های خیابانی، آگهی های پستی و غیره تولید یا به اجرا گذاشته شوند.ممکن است امور اجرایی ای مرحله خارج از موسسه انجام شود که احتمالا هیچ تخصصی در تبلیغات ندارند .

۹ . پس از اجرای مراحل قبلی ، کار به پاین نمی رسد و بسته بو نوع قرارداد برای برنامه تبلیغاتی ممکن است اموری همچون نظارت ،تصحیح خطاها ، گسترش دادن برنامه تبلیغاتی مقابله با برنامه تبلیغاتی رقبای تازه ، و غیره انجام شود ، نگاه کنید به پژوهش تبلیغات .

نکته: در کلیه مراحل برنامه تبلیغاتی یک گروه به نام گروه هماهنگی ، امور مربوط به مدیریت کلی و هماهنگ سازی گروههای مختلف را به عهده دارد . همچنین ، گروه یا شخصی ، امور پاسخگویی به ارباب رجوع را به عهده دارد که ممکن است در کار گروههای دیگر نیز تاثیر داشته باشد.

منبع: تبلیغ سیتی
مقاله قبلی >> کمپین تبلیغاتی چیست؟ کمپین بازاریابی << مقاله بعدی
ترک بک
  • آدرس: http://www.modiriran.ir/modules/article/view.article.php/c41/824
  • ترک بک: http://www.modiriran.ir/modules/article/trackback.php/824

عملکرد برتر : وقتی تیم ها از تصمیم گیری باز می مانند

عملکرد برتر : وقتی تیم ها از تصمیم گیری باز می مانند
Article Title: When Teams Can’t Decide
Author: bob frisch ,
نویسنده: باب فریش ،
تعداد صفحات: 8
نقل از گزیده مدیریت شماره 90
 

آن دسته از تیم‌های رهبری که نمی‌توانند به اجماع برسند منتظر می‌مانند تا مدیرعامل حرف آخر را بزند و تصمیم نهایی را بگیرد. هم این‌ها گاه از نتیجه‌ تصمیم مدیرعامل سرخورده می‌شوند. فریش این پدیده را عارضه‌ خودکامگی بی‌تقصیر نامیده است. خیلی از شرکت‌ها برای رفع این ناهنجاری به تیم‌سازی و تمرین مفاهمه و ارتباط رو می‌آورند. اما بنابه استدلال فریش، این کارها مشکل‌گشا نیست، زیرا اشکال، افراد نیستند بلکه در خود فرایند حل مسئله است. تلاش برای رسیدن به مبنای عقاید فردی در ذات خود مشکل‌ساز است. وقتی تیم‌های رهبری دانستند ریاضیات سیستم رای‌گیری عامل و مقصر اصلی است، آن‌‌گاه بهتر می‌توانند دست از تلف‌کردن وقت با تمرین‌های روانی نامرتبط و بی‌معنا بردارند و به جای آن اقدامات عملی را برگزینند که برای شکستن و گشودن بن‌بست طراحی می‌شوند.


کار باید با اذعان به مسئله و شناخت علل آن آغاز شود. وقتی بیش از دو گزینه مطرح باشد، صحنه برای خودکامگی بی‌تقصیر مدیرعامل مهیاست. حتی گزینه‌های دوحالته‌ «بله یا نه» هم مشکل‌ساز می‌شوند، زیرا معمولاً گزینه‌ تلویحی سومی نیز دارند: گزینه‌ «نه این و نه آن».


وقتی مدیرعامل و تیم رهبری بدانند چرا در تصمیم‌گیری مشکل دارند، آن‌گاه می‌توانند از تکنیک‌های زیر برای کمینه‌سازی این ضعف استفاده کنند: بیان رسا و روشن نتیجه‌ دلخواه، ایجاد طیفی از گزینه برای رسیدن به نتیجه دلخواه، آزمودن «توری‌های حفاظتی» (که قابل حرکت‌دادن و جابه‌جا کردن هستند) و «دیوارها» (که نمی‌توان آن‌ها را حرکت داد)، روکردن زودهنگام پسندها، بیان منافع و مضار هر گزینه، ابداع گزینه‌های دربردارنده‌ بهترین ویژگی‌های گزینه‌های موجود.

تیم‌هایی که از این قبیل تاکتیک‌ها استفاه می‌کنند باید به دو اصل بنیادی وفادار بمانند. نخست، رایزنی و بررسی‌های آن‌ها محرمانه باشد، زیرا وجود فضای امن برای گفت‌و‌گو باعث می‌شود اعضای تیم در آزادی و آسودگی خیال بحث کنند و تصمیم بگیرند. دوم، به افراد باید فرصت کافی داد تا گزینه‌ها را سبک‌وسنگین کرده و استدلال‌های مخالف را ارزیابی کنند. هم‌سویی واقعی تنها حاصل تحقق این دو اصل است.



تیم مدیریت مشغول رایزنی دربا‌ره‌ گزینه‌ راهبردی مهمی است، اما با وجود صرف تلاش و وقت بسیار قادر به گرفتن تصمیمی رضایت‌بخش نیست. آن‌گاه آن لحظه‌ ناخوشایند فرا می‌رسد، لحظه‌ای که همه‌ نگاه‌ها به سوی مدیرعامل روانه می‌شود. اعضای تیم در انتظارند تا مدیرعامل تصمیم نهایی را بگیرد، اما پس از گرفتن تصمیم باز هم ناخشنودی را در چهره‌ بعضی از حاضران می‌توان دید. سرزنش‌ها، هرچند به زبان نمی‌آیند، اما بسیارند. مدیرعامل، مدیران را سرزنش می‌کند چون از خود قاطعیت نشان نداده‌اند. آن‌ها هم از مدیرعامل آزرده‌اند که رفتاری خودکامانه نشان داده است. اگر این صحنه آشناست، پس شما هم آن‌چه را که من عارضه خودکامگی بی‌تقصیر نامیده‌ام، تجربه کرده‌اید.


ده‌ها سال است این پدیده را معضل رهبری، کار تیمی یا هر دو نامیده‌اند. شرکت‌ها برای مقابله با این پدیده از ابزار تیم‌سازی و تمرین ارتباط و مفاهمه یاری جسته‌اند. این تمرین‌ها به مدیران یاد می‌دهند با اعتمادبه‌نفس گفت‌و‌گو کنند، بازخورد بدهند و بگیرند و اعتماد دوسویه ایجاد کنند. اما با این سیاست، مسئله‌ای واقعی از قلم می‌افتد. مسئله‌ای که ربطی به آدم‌ها ندارد بلکه برخاسته از روش کار است. این نوع بن‌بست در ذات رسیدن به پسند جمعی بر مایه‌ پسند‌های فردی است. اگر تیم‌های رهبری بدانند مقصر اصلی در پیدایش این پدیده ریاضیات سیستم رای‌گیری است، آن‌گاه دست از تلف‌کردن وقت برمی‌دارند و سراغ تمرین‌های روانی نامربوط نمی‌روند و در عوض به آن دسته از اقدامات عملی متوسل می‌شوند که برای گشودن بن‌بست موجود طراحی شده‌اند. این اقدامات که کارایی و سودمندی خود را در «نشست‌های دور از محیط» شرکت‌های مختلف (کوچک و بزرگ) برای تعیین راهبرد و مباحث راهبردی نشان داده‌اند، باعث می‌شوند اعضای تیم مدیریت از دایره‌ سرزنش‌کردن و سرزنش‌شنیدن خارج شوند و به سبک تصمیم‌گیری بدون سرزنش متوسل شوند.


درخواست ناممکن

رسیدن به تصمیم‌های دسته‌جمعی بر بنیاد پسندهای فردی کاری است نشدنی. اگر یک گروه سه‌چهار نفره بکوشد از میان سه‌چهار گزینه، اولویت را معلوم کند، احتمال دارد خواست‌های اکثریت با هم برخورد پیدا کنند. این «تناقض ‌رای» نخستین بار در سده‌ هجدهم بر ریاضی‌دان و نظریه‌پرداز بزرگ فرانسوی مارکیز دو کندورسه مکشوف شد. این تناقض رای از آن‌جا پدید می‌آید که زیرمجموعه‌های گوناگون یک گروه می‌تواند به بروز اکثریت‌های متعارض (برای همه‌ گزینه‌های ممکن) منجر شود (به نمودار و مطلب جانبی «هیچ‌وقت حق با رییس نیست» نگاه کنید). صدوپنجاه سال بعد از کندورسه، اقتصاددان نامدار، کِن ‌ارو، قضیه‌ ناممکنی را مطرح کرد و برای نظریه‌ کندورسه برهان و شواهد ریاضی آورد.


فرض کنید یک تیم نه نفره‌ رهبری می‌خواهد با سبک‌وسنگین‌کردن سه گزینه‌ زیر بار هزینه‌ها را سبک کند: الف) بستن کارخانه‌ها، ب) استفاده از شبکه‌ توزیع بیرونی به جای شبکه‌ توزیع خودی و پ) کاستن از حقوق و مزایا. گرچه احتمال دارد هر مدیر بتواند پسندهای خود را ردیف و مرتب کند، اما این احتمال نیز هست که گزینه‌ها هم‌زمان اکثریت پیدا کنند. ممکن است پنج عضو تیم بستن کارخانه‌ها را بر سپردن کار توزیع و فروش به شبکه‌ غیرخودی ترجیح دهند (الف> ب) و پنج عضو (با ترکیبی جداگانه) انتقال شبکه‌ فروش را بر کاستن از حقوق و مزایا ترجیح دهند (ب> ج). پس، از نظر ریاضی، بستن کارخانه‌ها باید بر کاستن از حقوق و مزایا اولویت داشته باشد (ج>الف). اما تناقض این‌جاست که پنج عضو می‌توانند کاستن از حقوق و مزایا را بر بستن کارخانه‌ها مرجح بدانند (الف> ج). چنین چیزی ممکن نیست مگر پسندها حالت دایره‌ای داشته باشند.


وقتی مدیرعامل ناچار می‌شود گزینه‌ای را انتخاب کند، فقط اقلیتی از اعضا با تصمیم او همراهی و هم‌رایی می‌کنند. این‌که کدام گزینه انتخاب ‌شده اهمیتی ندارد، چه‌بسا اکثریت‌های مختلف هدف‌های دیگری را در نظر داشته باشند. از این گذشته،‌ چنان‌که ارو خاطرنشان کرده، هیچ روش رای‌گیری (نه تخصیص امتیاز به گزینه‌ها، نه مرتب‌کردن آن‌ها بر حسب اهمیت، هیچ یک) نمی‌تواند مشکل را چاره کند. مسئله را می‌توان دور زد، اما چاره نمی‌توان کرد.


گرچه در علم سیاست و اقتصاد و در میان برخی از نظریه‌پردازان سازمانی این مفهوم به‌خوبی شناخته شده، اما هنوز در عرصه‌ مدیریت عملی وضع عوض نشده است. فهم و درک این تناقض در شیوه‌ تصمیم‌گیری مدیران اثر چشمگیر دارد.


اذعان به مسئله

برای گریز از عارضه‌ خودکامگی بی‌تقصیر، مدیران‌عامل و تیم‌های ایشان باید ابتدا شرایطی را بشناسند که زمینه‌ پیدایش این عارضه را فراهم می‌آورد. شاید در نشست‌های دور از محیط کار این عارضه آشکارتر دیده شود، اما امکان پیدایش آن در هر جلسه‌ مدیران که موضوع مهمی در آن مطرح می‌شود، وجود دارد.


در واقع، بیش‌تر تیم‌های مدیریت حکم مجلس یا دستگاه قانون‌گذار را دارند. اگر مدیرعامل را استثنا کنیم، هر عضو، یک دسته از موکلان برجسته‌ سازمان (از بازاریابی گرفته تا عملیات و امور مالی) را نمایندگی می‌کند. هرچند مدیرعامل بارها از اعضای تیم می‌خواهد در این جلسه‌ها از چسبیدن انحصاری به بخش خود بپرهیزند و کل سازمان را نمایندگی کنند، اما از قرار معلوم، اجابت این درخواست برای آن‌ها بسیار دشوار است و نمی‌توانند مسئولیت‌های بخشی را زمین بگذارند. از آن‌جا که تیم اغلب به اموری نظیر تخصیص منابع و تعیین اولویت مشغول است، اعضا برای تخصیص بیش‌تر منابع برای قسمت خود و گرفتن جواز اجرای پروژه‌های دلخواه باهم رقابت می‌کنند. وقتی بیش از دو گزینه مطرح باشد، صحنه برای « خودکامه‌شدن بی‌تقصیر مدیرعامل» فراهم است.


همین حالت، اما بی‌سروصداتر، در جلساتی بروز می‌کند که تیم سرگرم بحث درباره‌ یک گزینه‌ دو حالته (این یا آن) می‌شود، گرچه بیش‌تر تناقض یا معمای نظرپرسی و رای‌گیری مستلزم سه گزینه یا بیش‌تر است. قالب‌بندی ملاحظات راهبردی در قالب گزینه‌های دودویی (مثال: یا باید با جرات و جسارت وارد این بازار شویم یا به‌کل این کسب‌وکار را رها کنیم) سبب اجتناب از مسئله می‌شود. با این وصف، این قبیل گزینه‌ها همیشه حالت یا شق ضمنی سومی هم دارند: «نه این و نه آن». به بیان دیگر، می‌تواند برای ورود به بازار، خروج از کسب‌وکار و انجام‌ندادن هیچ کدام، احتمال شکل‌گیری اکثریت‌های شناور وجود داشته باشد.


به‌طور نمونه، همین قضیه‌ رایج در کسب‌و‌کار را در نظر گیریم. در این قضیه، معمولاً یک توصیه‌ اکید شنیده می‌شود: «باید اکنون با جسارت تمام وارد این بازار شویم.» از قرار معلوم تنها گزینه‌ روشن صرف‌نظرکردن از این بازار است، اما احتمال دارد شماری از اعضای تیم بخواهند با احتیاط و دقت بیش‌تر وارد این بازار شوند و ممکن است عده‌ای دیگر خواهان ورود به بازار مجاور باشند و بالاخره ممکن است عده‌ای ترجیح دهند فعلاً تصمیم نگیرند تا وضع بازار روشن‌تر شود.


استفاده از این قضیه‌ کسب‌و‌کار که تصمیم را به دو حالت بله یا نه منحصر می‌کند، شاهد خوبی است بر این مدعا که گروه‌ها در بحث و تعیین اولویت حالات چندگزینه‌ای، کارامد نیستند. از این گذشته، وقتی تیم تحلیلگر شش ماه وقت صرف این قضیه کرده، اما در دستور جلسه فقط نیم‌ساعت به آن اختصاص یافته، احتمال دارد اعضای مخالف تیم از صحبت‌کردن و نظردادن اکراه داشته باشند. پرسش از روسای فروش و بازاریابی (که فقط یکی‌دو روز از وقت خود را صرف مطالعه‌ دفترچه‌ توجیهی و فقط بیست دقیقه صرف دیدن نمایش تصویری مسئله کرده‌اند) پاسخی از سر سیری و شبیه حرف‌مفت خواهد داشت. به این ترتیب، تیم ساکت می‌ماند و نادانسته و ناخواسته در چنبره‌ تناقض رای گرفتار می‌شود. سرانجام برای آزادشدن و پرداختن به دستور بعدی جلسه، یا تیم نوعی اکثریت پیدا می‌کند و نظر می‌دهد یا مدیرعامل حرف آخر را می‌زند. با این حال، نباید احتمال‌های زیر را از نظر دور داشت: وجود نظرهای مخالف، وجود اکثریت‌های مخالف و ناخشنودی از تصمیم نهایی، البته همگی در دل، نه بر زبان.


مدیریت بر ناممکن

اگر مدیرعامل و تیم وی بدانند چرا در گرفتن تصمیم درمی‌مانند، برای پرهیز از این آفت یا کمینه‌کردن آن می‌توانند از شیوه‌های زیر استفاده کنند.


به‌وضوح تبیین کنید جویای چه هدفی هستید؟ عجبا که بارها مدیران گمان می‌کنند در جلسه درباره‌ موضوعی مشترک حرف می‌زنند، اما در واقع چنین نیست و مخالف نظر یک‌دیگر حرف می‌زنند. برای مثال، در بحث رشد احتمال دارد عده‌ای درآمد را در نظر داشته باشند، عده‌ای سهم بازار را، و عده‌ای درآمد خالص را. بحث باید با موافقت بر سر نتیجه و هدف مورد نظر تیم آغاز شود. اگر هدف رشد باشد، آیا همه‌ اعضا بر سر اقدامات مربوط هم به توافق رسیده‌اند؟


اگر هدف‌ها روشن و آشکار بیان نشوند، حاضران بر اساس مفروضات ناگفته و به‌شدت متغایر، گزینه را انتخاب می‌کنند و در نتیجه حال‌و‌هوایی را فراهم می‌آورند که زمینه‌ساز پیدایش عارضه‌ خودکامگی بی‌تقصیر است. به‌طور مثال، یکی از قسمت‌های بزرگ یک شرکت عمده‌ صنعتی ایالات‌متحده از نظر ظرفیت تولید با تنگناهایی روبه‌رو می‌شود. تنگناهای تولیدی مربوط به فراورده‌ای معمولی (ساخت ایالات‌متحده) و فراورده‌ای مخصوص (محصول اروپای‌غربی) بود. به سبب بالابودن هزینه‌ حقوق و دستمزد و مواد اولیه در این دو کارخانه، تیم رهبری مشغول رایزنی درباره‌ یک گزینه‌ مشخص شده بود: بستن کارخانه در ایالات‌متحده و ساختن آن در چین (به سبب ارزان‌بودن کارگر و نزدیکی به مواد اولیه). با اجرای این نظر فراورده‌ معمولی تامین می‌شد و فرصت تقویت شرکت سازنده فراورده‌ مخصوص نیز مهیا می‌گشت. بیش‌تر اعضای تیم می‌پنداشتند نتیجه مطلوب رسیدن به حداکثر بازده دارایی‌های خالص است که با حرکت به سوی چین این هدف به‌خوبی تامین می‌شود.


اما مدیرعامل شرکت با مدیران ستادی بحث می‌کرد. این مدیران عمدتاً نگران شیوه‌ سرشکن هزینه‌های سربار در بخش‌های مختلف بنگاه بودند. حرکت به چین به این معنا بود که کارخانه‌ دیگری نیز که مواد اولیه‌ کارخانه‌ مستقر در ایالات‌متحده را تامین می‌کرد، بسته شود. این کار پیامدهایی از جمله بر درآمد بنگاه داشت. وقتی تیم بخش به‌خوبی با هدف بنگاه (کمینه‌کردن هزینه‌های سربار بدون ضربه‌زدن به درآمد) آشنا شد، توانست مشکل محدودیت ظرفیت را به طریقی حل کند که نظر شرکت مادر تامین شود.


فراموش نشود که بحث نتیجه‌ مطلوب باید از بحث روش رسیدن به آن جدا و متمایز شود. بعضی وقت‌ها تعریف نتیجه‌ مطلوب با بیان رسا و گویا سبب پیشگیری از ناسازگاری درباره‌ چاره و راه‌حل می‌شود، زیرا می‌توان گزینه‌ها را با مفروضات پذیرفته‌شده مطابقت داد و آزمود. هم‌چنین احتمال دارد این کار جلوی سیاسی‌کاری و بده‌بستان‌های سیاسی را بگیرد، سیاسی‌کاری و سیاست‌بازی هنگامی رایج می‌شود که مدیران بکوشند به جای توجه به هدف اصلی و مشترک از منافع خود حفاظت کنند.


برای رسیدن به نتایج مطلوب گزینه‌های متعدد عرضه کنید. وقتی تیم رهبری شرکت صنعتی نتیجه و هدف مطلوب را به‌دقت مشخص کرد، آن‌گاه به جای گزینه‌های ساده‌نگرانه‌ای چون «قبول»، «رد» و «تعویق» سراغ گزینه‌های دقیق‌تر می‌رود، برای مثال: ایجاد یک کارخانه‌ تولید فراورده‌ معمولی در چین، اصلاح و تقویت کارخانه‌ موجود در اروپای‌غربی یا ساختن یک کارخانه‌ تولید فراورده‌ معمولی در چین و برچیدن تدریجی کارخانه‌ موجود در ایالات‌متحده.


تور حفاظتی و دیوار را بیازمایید. پس از آن‌که تیم‌ها دعوت به فکرکردن به گزینه‌های دیگر شدند، کمابیش بی‌درنگ به مسائلی می‌پردازند که از حل آن‌ها ناتوانند، به‌خصوص در رده‌ بخش‌ها که در این رده احساس می‌کنند در چنبره‌ خط‌مشی بنگاه اصلی اسیرند، خواه این چنبره وجود داشته باشد و خواه حاصل تخیل باشد. معمولاً همه‌ اعضای تیم نه‌تنها گمان می‌کنند محدودیت وجود دارد، بلکه وقتی بحث به آن محدودیت نزدیک می‌شود خود را کنار می‌کشند. هر وقت اعضای تیم به محدودیتی استناد می‌کنند من و همکارانم آن‌ها را تشویق می‌کنیم بگویند آن محدودیت چیست، دیوار استکه نمی‌توان آن را جابه‌جا کرد یا تور حفاظتی که قابل جابه‌جا شدن است.


برای مثال، یک بخش‌ شرکتی بین‌المللی فعال در عرضه‌ خدمات مالی در جست‌و‌جوی یافتن راه‌های جدید رشد بود. گرچه بسط‌دادن به خدمات آن بخش (‌طوری که خدمات بانکی را نیز دربر گیرد) یکی از گزینه‌های نویدبخش بود، اما تیم مدیریت هیچ‌گاه به آن فکر نکرد، زیرا مسلم می‌دانست این گزینه با سیاست بنگاه که شرکت را از ورود به خدمات بانکی برحذر می‌داشت، سازگار نیست. وقتی رییس بخش پیش رییس کل رفت و صحت و سقم فرض را جویا شد، متوجه شد منع واقعی (دیوار) این بوده که کاری نشود که مستلزم رعایت مقررات جدید باشد. تیم مدیریت بخش، با استفاده از این خبر، می‌توانست گزینه‌های راهبردی دیگری عرضه کند که شامل ارائه‌ برخی از خدمات بانکی باشد اما پای مقررات جدید را به تشکیلات باز نکند.


آشکارسازی زودهنگام اولویت‌ها. تیم‌های مدیریت، مثل هیات‌های منصفه، می‌توانند برای به‌دست‌آوردن شمه‌ای از نظرات گروه، مبادرت به رای‌گیری غیرالزام‌آور ‌کنند. کار دیگری که می‌توانند بکنند این است که پیش از تشکیل جلسه، نظرپرسی کنند تا معلوم شود در چه حوزه‌‌هایی توافق دارند و در چه حوزه‌هایی ندارند و بن‌بست‌های محتمل کدامند.


شرکتی جهانی و فعال در کار کارت‌های اعتباری در صدد تصمیم‌گیری برای رشد بیش‌تر بود. به‌طور معمول، اعضای تیم مدیریتی وارد بحث‌های پایان‌ناپذیر می‌شوند و انواع کشورها را برای عرضه‌ این کارت‌ها پیشنهاد می‌کنند. در اثر این روش، احتمال بروز انواع دسته‌بندی و انواع اکثریت پدید می‌آمد. اما به جای این روش، آن‌ها راه دیگری در پیش گرفتند و با نظرپرسی کشورهایی را که رای نمی‌آوردند کنار گذاشتند و بحث را متمرکز بر دو کشور ‌کردند که رای بیش‌تری آورده بودند.


یکی دیگر از روش‌های محدودسازی دامنه‌ تصمیم‌گیری و کمک به کاهش احتمال بروز عارضه‌ خودکامگی بی‌تقصیر، استفاده از اولویت‌ها یا پسندهای موزون است. بخش بیمه‌های عمر و دریافت‌های سالانه‌ یک شرکت بزرگ بیمه طرحی تهیه کرده بود که به موجب آن سود بخش باید 360‌میلیون دلار بیش‌تر می‌‌شد. تیم مدیریتی تلاش می‌کرد راه رسیدن به این رشد را پیدا کند. هر مدیر، به جای دادن رای هم‌وزن به انواع روش‌ها و راه‌ها، به اندازه‌ 360‌میلیون دلار ژتون پوکر و یک شبکه‌ خانه‌خانه می‌گرفت ‌طوری که هر خانه نمایانگر یکی از فراورده‌های شرکت بود. اعضای تیم ژتون‌های خود را در خانه‌هایی گذاشتند که به گمان خود به رشد مورد نظر می‌رسید. پس از بحث درباره‌ نتیجه‌، تمرین را ادامه دادند تا اکثریت به راه‌حلی مورد توافق دست یافت.


در دور سوم و پایانی این تمرین، رای‌گیری موزون به آن‌ها کمک کرد تا دامنه‌ تصمیم‌گیری را محدود به چند فعالیت و روش کنند. در این‌جا بود که صف‌بندی واقعی در میان اعضای تیم بروز کرد. استفاده از آرای هم‌وزن احتمالاً سبب می‌شد اعضای تیم مدیریتی در بن‌بست «تناقض رای» گرفتار شوند. اما استفاده از روش جدید (موزون‌کردن آرا) برابری کاذب گزینه‌ها را که عامل اصلی بن‌بست است، مانع می‌شود. تسریع در ارائه‌ گزینه‌ها و فرصت‌دادن به افراد برای پیراستن آن‌ها سبب می‌شود اعضا دچار بن‌بست تصمیم‌گیری نشوند که اگر بشوند چاره‌ای جز مداخله‌ مدیرعامل برای گشودن بن‌بست نخواهد بود.


تشریح منفعت و زیان هر گزینه. به جای درگیرشدن در تمرین‌هایی که هدفشان دادن بازخورد است و به جای صرف وقت برای یادگیری روش گفت‌و‌گو از سر اعتمادبه‌نفس، بهتر است مدیران راهی را انتخاب کنند که در پایان آن از شنیده‌شدن نظر موافقان و مخالفان هر گزینه مطمئن باشند. شاید برای رسیدن به این هدف وجود مخالف‌خوان لازم باشد.


ذهنیت و فکر مخالف‌خوانی پیشینه‌ای بس دراز دارد و اصل آن به آیین قداست‌بخشیدن در کلیسای کاتولیک رم باز می‌گردد. در آن مراسم، وکیلی مامور می‌شد با قداست‌بخشی به نامزدان قداست مخالفت کند، حتی با قداست‌بخشی به کسانی که قداست بی‌چو‌ن‌و‌چرا داشتند. مشابه این آیین، در محاکم قضایی نیز هر طرف فقط به فکر خویش است و خر خود می‌راند. دفاع فقط محدود و موقوف به پاسخ‌گویی به استدلال مدعی نیست.


با این همه، در عالم کسب‌و‌کار، مدافعان یک گزینه‌ خاص نوعاً طوری مطلب را طرح و عرضه می‌کنند که اندکی از بحث خطر مربوط به آن گزینه را نیز دربر گیرد، اما نحوه‌ طرح مطلب از تعهد و اعتقاد عمیق گوینده حکایت دارد. از اعضای تیم مدیریتی توقع دارند با مسئله موافقت یا مخالفت کنند و این در حالی است که فقط دو سه روز پیش از جلسه از مسئله آگاه شده‌اند و فرصت کافی برای تهیه‌ گزینه‌ جامع مورد نظر خود نداشته‌اند. از این گذشته، مخالفت با مسئله اغلب به مخالفت با طراح و گوینده‌ آن تعبیر می‌شود. معمولاً فقط مدیرعامل و مدیر عملیات مختارند پرسش‌های دشوار بپرسند و از چندو‌چون مسئله تحقیق و تفحص کنند، اما این افراد به اندازه‌ مدافعان گزینه‌ مورد بحث از ریز و درشت مسائل خبر ندارند.


با تقسیم قضیه دوبخشی دروغین کسب‌و‌کار به گزینه‌های متعدد آشکار و تلویحی، می‌توان بحث را غیرشخصی کرد و برای مذاکرات و ملاحظات راهبردی به استدلال و ضداستدلال منطقی و غیرجانبدارانه دست یازید. این روش به‌ویژه از آن‌رو ارزشمند می‌شود که با نظر مدیرعامل و دیگر اعضای بانفوذ تیم به‌خوبی آشنا باشیم. اگر گماشتن مخالف‌خوان برای هر گزینه پرزحمت است می‌توان روشی ساده‌تر برگزید. از مدیرعامل یا مسئول جلسه بخواهید از هر عضو تیم بخواهد دو سه پیشنهاد از منظر حوزه‌ تخصصی خود بدهد. به جای این‌که بی‌جهت از مدیران بخواهیم مثل مدیرعامل فکر کنند (که اغلب سبب سکوت فرد یا طرح نظرهای سرسری و تشریفاتی می‌شود) در این تاکتیک، اعضای تیم در جایگاه تخصصی و تجربی خود قرار می‌گیرند و دوبخشی ‌دروغین و ناخوشایند جای خود را به انواع گزینه برای بحث می‌دهد.


یک شرکت بزرگ سرگرمی‌های اینترنتی روایت جدیدی از روش مخالف‌خوانی برگزیده است. این شرکت برای رسیدگی به انواع سرمایه‌گذاری بالقوه (از بالابردن ظرفیت سرورهایش تا ایجاد سرگرمی‌های مخصوص شبکه‌ وب) شورایی ایجاد کرده است. در گذشته روال چنین بود که فرصت‌های سرمایه‌گذاری به شورا و توسط کسی که مدافع آن سرمایه‌گذاری بود عرضه و هر مورد به‌طور جداگانه ارزیابی می‌شد.


شرکت به دلیل سرخوردگی از این روش آشفته و بی‌قاعده روش جدیدی را پایه‌ریزی کرد:این‌که همه پیشنهادهای سرمایه‌گذاری به‌طور یک‌جا و به‌اصطلاح به‌صورت سبد در جلسه‌ راهبردی ماهانه مطرح می‌شوند. کلیه‌ پیشنهادها از شیوه‌ واحدی تبعیت می‌کنند تا کار مقایسه و نمره‌دادن آسان شود. در ضمن، هر پیشنهاد باید به وسیله‌ یک مدیر مستقل تایید شود.


این روش نقش مخالف‌خوان را در دو سطح به‌کار می‌گیرد. مدیر صحه‌گذار و تایید‌کننده‌ هر پیشنهاد، چون نمی‌خواهد به دلیل خوش‌بینی ناموجه مسئول شناخته شود، به‌دقت همه‌ ضداستدلال‌ها را بررسی و واقعیت‌سنجی می‌کند و اطمینان پیدا می‌کند مدیر حامی طرح به دنبال این بررسی‌ها امتیازهای پیشنهاد را تعدیل می‌کند. در سطح سبد، نظام نمره‌دهی تطبیقی به تیم خاطرنشان می‌کند که منابع محدود است و پیشنهادها از این جهت باهم رقابت می‌کنند. در نتیجه، ارزیابی با دقت بیش‌تر انجام می‌شود.


ابداع گزینه‌های جدیدی که واجد بهترین مشخصات گزینه‌های موجود باشند. هر چه‌قدر هم تیم رسیدگی‌کننده پیشنهادها به‌خوبی کار خود را انجام دهد، باز هم احتمال دارد مدیران خود را در تنگنا حس کنند. این وضع نشانی است از اهمیت برخی تصمیم‌های راهبردی و لاعلاج‌بودن تناقض رای. این وضع لزوماً شاخص کژکاری مدیر نیست.


تیم‌ها باید کار تجدید چارچوب گزینههای خود را طوری دنبال کنند که پاسدار قصد و هدف اولیه‌ آن‌ها باشد، چه آن قصد و هدف بازدهی بیش‌تر آورده‌ خالص باشد و چه رشد بیش‌تر. وقتی در خود این احساس را دیدند که می‌خواهند تصمیم‌ها را در چهارچوب این یا آن قالب بگیرند، باید گامی پس گذاشته و انواع گزینه‌های دیگر را تولید کنند. به‌طور نمونه، تیم مدیریتی قسمت اموال و سوانح یک شرکت بزرگ بیمه قصد داشت از یکی از دو راه زیر رشد کند: افزایش چشمگیر سهم شرکت از نمایندگی‌های موجود یا افزودن بر شمار کل نمایندگی‌هایی که فراورده‌های شرکت را می‌فروختند. تیم رهبری، پیش از آن‌که یکی از دو راه را انتخاب کند، باید تصمیم می‌گرفت انواع فراورده‌ها را عرضه کند یا معدودی از آن‌ها را. در نتیجه، اعضای تیم خود را در برابر چهار مدل کسب‌و‌کار یافتند: 1) عرضه‌ انواع فراورده با نمایندگی‌های بزرگ کنونی؛ 2) عرضه‌ معدودی فراورده با نمایندگی‌های بزرگ کنونی؛ 3) عرضه‌ انواع فراورده با شمار بیش‌تری از نمایندگی‌های کوچک؛ 4) عرضه‌ معدودی فراورده با شمار بیش‌تری از نمایندگی‌های کوچک. اعضای تیم که از این گزینه‌ها ناخشنود بودند به بحث ادامه دادند و برای شرکت شانزده ویژگی تشخیص دادند، از جمله داشتن فراورده‌های نامی، بخش دعاوی، بخش جبران مالی نمایندگی‌ها، رقابت‌پذیری در قیمت فراورده‌ها، تنوع و گستردگی دامنه فراورده‌ها و استفاده از نرم‌افزار تماس با نمایندگی‌ها. برخی از این ویژگی‌های ارزشی بر همه چهار مدل پیشین کسب‌و‌کار منطبق می‌شد و برخی بر سه مدل یا کم‌تر. برای مثال، نرم‌افزار تماس، ویژه‌ کارکردن با تعداد زیادی نمایندگی‌های کوچک بود، زیرا شمار زیاد آن نمایندگی‌ها تماس پرشمار با تک‌به‌تک آن‌ها را دشوار می‌کرد.


کار بعدی تیم این بود که شرکت را در مقایسه با رقیبان از نظر آن شانزده ویژگی رده‌بندی کند. هدف از این کار، یافتن فرصت‌های رقابتی در خور اشتیاق و توانایی بخش‌ها (برای سرمایه‌گذاری) بود. تیم رهبری اکنون به جای چهارگزینه‌ ایستا تعداد زیادی گزینه‌های پویا پیدا کرده بود که حاصل ترکیب انواع ویژگی‌های ارزشی بود. سرانجام تصمیم گرفتند چند ویژگی را (که در آن‌ها از معیار بازار عقب بودند) اصلاح و تقویت کنند و بقیه‌ ویژگی‌ها را ارتقا دهند، ‌طوری که از سطح معیار بازار فراتر روند. در عمل، این روش کم‌تر از آن‌چه به‌نظر تیم لازم بود شرکت را دچار تغییر جهت شدید می‌کرد.


دو اصل بنیادی و لازم

تا این‌جا، چند تاکتیک را معرفی کردم که تیم‌های رهبری با استفاده از آن‌ها می‌توانند عارضه‌ خودکامگی بی‌تقصیر را دور بزنند. این تاکتیک‌ها، چه جداگانه و چه هماهنگ باهم، ثمربخش خواهند بود. اما اگر تیم رهبری در صدد جلوگیری از این عارضه باشد باید به دو اصل اساسی بچسبد.


رایزنی محرمانه. لازمه گفت‌و‌گو، وجود شرایط و فضای مناسب است. در این شرایط، اعضای تیم خواهند توانست آزادانه نظرسنجی و رایزنی کنند و تصمیم بگیرند. مدیری که می‌داند حرف‌های حدسی او درباره‌ بستن کارخانه‌ها احتمالاً در سراسر شرکت پخش می‌شود شوقی به ورود به بازی‌های آزاد ذهنی (که لازمه‌ بحث‌های آزادانه‌ راهبردی است) نخواهد داشت. از این گذشته، اعضایی از تیم که اولویت‌های ایشان در بحث‌ها و رایزنی‌ها جایی ندارد باید بتوانند با پایان یافتن جلسه آبروی خود را حفظ کنند. اگر به‌عنوان بازنده شناخته شوند و اگر از چیزی که در نظر موکلانش عزیز بوده صرف‌نظر کند، اثربخشی آینده‌شان در مقام رهبر رو به زوال خواهد رفت.


رایزنی در چهارچوب زمانی مناسب. بیش‌تر وقت‌ها دستورجلسه‌هایی که دور از محیط کار برگزار می‌شوند شامل بحث‌هایی است نظیر «راهبرد بازار چین» که باید برای مثال در 45 دقیقه به سرانجام برسد. اما این بحث‌ها یا به جایی نمی‌رسند یا به بحثی دلخواه مدیر‌عامل تبدیل می‌شوند که به اکثریت‌های رقیب برای گزینه‌های دیگر بی‌اعتنا هستند. هنگامی که گزینه‌های جدید مطرح یا گزینه‌های موجود حلاجی می‌شوند، اعضای تیم وقت لازم دارند به‌دقت آن‌ها را بررسی و استدلال‌های مخالف را سبک‌وسنگین کنند. تفکیک بحث به چند جلسه، ‌طوری که در میان آن‌ها فرصت کافی برای کندوکاو و تجزیه‌وتحلیل بیش‌تر موجود باشد، به افراد فرصت می‌دهند به پسندهای خود توجه کنند. هم‌چنین با این روش فرصت کافی در اختیار آن‌ها قرار می‌گیرد تا موکلان خود را برای هر نوع تغییر و تحول احتمالی حاصل از راهبرد جدید آماده کنند.


****

رهبری و ورزیدگی در مفاهمه و ارتباط، امتیاز و ارزش خود را دارد. اگر اعضای تیمی به یک‌دیگر اعتماد نکنند یا شکیبایی لازم در گوش‌دادن به حرف و نظر هم نداشته باشند، قادر به گرفتن تصمیم‌های اثربخش نخواهند بود. با این وصف، مسئله‌ای که بیش‌تر به چشم من می‌خورد به‌سادگی با ابزارهای روانی که در ادبیات مدیریت پرمشتری است، حل‌شدنی نیست. اگر مدیران تاکتیک‌های معرفی‌شده در این مقاله را به‌کار بندند (تاکتیک‌هایی که برای رفع معضل تصمیم‌گیری طراحی شده‌اند) در هم‌سویی و هم‌پیمانی به موفقیت بیش‌تری دست خواهند یافت.


 

تناقض رای‌دهی
هیچ‌وقت حق با رییس نیست

یک تیم مدیریت سعی دارد برای مدیران ارشد شرکت وسیله‌ آمدوشد انتخاب کند. هنگامی که از اعضای تیم می‌خواهد سه گزینه (بی.ام.و، مرسدس، لکسوس) را از نظر ترجیح و پسند خود مرتب کنند، به بن‌بست می‌رسند.


 
گزینه‌ نخست
گزینه‌ دوم
گزینه‌ سوم
الف
بی.ام.و
مرسدس
لکسوس
ب
مرسدس
لکسوس
بی.ام.و
ج
لکسوس
بی.ام.و
مرسدس

برای شکستن بن‌بست، مدیرعامل مداخله می‌کند و بی‌.ام.و را انتخاب می‌کند. اما همان‌طور که در جدول می‌بینید دوسوم اعضا لکسوس را پسندیده‌اند. اگر او لکسوس را انتخاب می‌کرد، ممکن بود دوسوم اعضا مرسدس را انتخاب کنند. اگر مدیرعامل مرسدس را انتخاب کرده بود شاید دوسوم اعضا بی.ام.و را انتخاب می‌کردند. در واقع، گزینه حالت چرخشی دارد نه تبعی (لکسوس از بی.ام.و پیشی می‌گیرد؛ مرسدس از لکسوس؛ در نتیجه، مرسدس از بی.ام.و پیشی می‌گیرد).

هر تصمیمی که رییس بگیرد اکثریت اعضای تیم در جست‌و‌جوی گزینه‌ای متفاوت برمی‌آیند. مدیرعامل به ناروا خودکامه پنداشته می‌شود، اما جای تعجب نیست.