مستند سازی تجارب مدیریتی و سازمانی |
تجربه، مهمترین عامل در فراگیری قابلیت های مدیریتی است. بررسی ها نشان می دهد کسب قابلیت های مدیریتی، تا 70 درصد از طریق تجربه صورت می پذیرد. اینکه ما فردی را در سازمان خود مجرب می نامیم و شایسته عهده دار شدن مسئولیتی می دانیم، ناشی از همین موضوع است. |
تجربه، مهمترین عامل در فراگیری قابلیت های مدیریتی است. بررسی ها نشان می دهد کسب قابلیت های مدیریتی، تا 70 درصد از طریق تجربه صورت می پذیرد. اینکه ما فردی را در سازمان خود مجرب می نامیم و شایسته عهده دار شدن مسئولیتی می دانیم، ناشی از همین موضوع است.
افراد به مرور و با قرارگرفتن در موقعیت های مختلف، به توانایی هایی می رسند که بوسیله آن می توانند با مسایل گوناگون روبرو شده و بر شرایط دشوار غلبه نمایند. اینگونه است که می توان گفت هر ماموریت جدید، مهارت جدیدی را به ما آموزش می دهد که یک تجربه سازنده است.
برای تجربه مدیریتی می توان تعاریفی مختلف و از ابعاد گوناگون ارایه نمود. از یک منظر، تجربه مدیریتی هر اقدام، ماموریت یا پروژه ای است که موجب ایجاد تغییر و یا ارتقاء در سطح عملکرد سازمان از طریق بکارگیری رویکردها، شیوه ها و روش های مدیریتی می شود. همچنین تجربه مدیریتی را می توان فرایند مواجهه و شناخت مساله، اتخاذ تصمیم و اقدام در جهت اجرای آن در جریان حل یک مساله یا مشکل جدید تعریف نمود.
مستندسازی تجربه مدیریتی نیز فرایندی است که طی آن با دیدگاهی جامع، به ثبت یک تجربه مدیریتی می پردازیم به گونه ای که دیگران بتوانند با مراجعه به مستندی که تهیه شده است، به ابعاد گوناگون تجربه و فرایند تحقق آن پی برده و از آن درس آموزی و یادگیری لازم را داشته باشند.
مستند سازی تجربه مدیریتی می تواند به شیوه های مختلف انجام شود و از آن جمله، استفاده از فیلم و تصاویر و ابزارهای دیگر برای ثبت وقایع و اتفاقات مهم و مرتبط است. اما یک روش بهینه در مستندسازی تجربه مدیریتی ، مستندسازی مکتوب و تهیه یک مقاله یا متنی مشابه آن با قابلیت انتقال تجربه مدیریتی با تمام گستردگی ها و پیچیدگی های تجربه می باشد.
وقتی یک تجربه مدیریتی تدوین و مستندسازی می شود می توان برای آن کاربردهای مختلفی در جهت آموزش، هم آموزی و یادگیری سازمانی متصور بود. باید توجه داشت که تجربه منبع اصلی آموزش مدیریت، وظایف، مسؤولیت ها و چالش های شغل است.
تفاوت تجربه مدیریتی و تجارب دیگر
بین تجربه مدیریتی با سایر تجارب تفاوت هایی است. این تفاوت ها هم از حیث شکل گیری و هم از نظر مستندسازی قابل توجه است. تجربه مدیریتی تجربه ای ست که بر پایه یک فرایند مدیریتی و با استفاده از رویکردهای مدیریتی مانند مشارکت گروهی شکل می گیرد. در طرف مقابل، تجارب فنی هستند که حاصل شناخت و درک روابط بین اشیا و کارکردهای تاسیسات و دستگاه ها و در پاره ای موارد ارتباط انسان با ماشین آلات است. چنین تجاربی اگرچه بسیار مفید بوده و گره گشای مشکلات سازمان است اما تجربه مدیریتی نیست و بخصوص از حیث هم آموزی برای مدیران سازمان های دیگر معمولا دارای نارسایی ها و محدودیت هایی می باشند. اما تجارب مدیریتی بخاطر بهره مندی از زبان و ادبیات مشترک مدیریت، قابلیت انتقال به سازمان ها و مدیران دیگر را نیز داشته و به راحتی برای همه قابل درک و هم آموزی است.
آیا تجربیات ناموفق هم ارزش مستند شدن دارند؟
حتما همه شما جملاتی مانند اینکه شکست پلی بسوی پیروزی است را شنیده اید. بدون شک مستند سازی تجارب مدیریتی ناموفق بسیار مفید بوده و می تواند از بسیاری دوباره کاری ها جلوگیری کند. رویکرد لقمانی(ادب از که آموختی از بی ادبان...) که مبتنی بر پرهیز از اشتباهات دیگران است، نگرشی عقلایی و مورد پذیرش است. با این حال باید اذعان داشت که اکثر افراد و سازمان ها از بیان تجارب ناموفق و شکست های خود پرهیز دارند و سعی می کنند از اشاعه عدم توفیق خود جلوگیری نمایند. بنابراین ضمن تاکید بر مفید بودن تدوین تجارب ناموفق، باید حساسیت سازمان ها و مدیران به این موضوع را مد نظر داشت.
مستندسازی تجارب و مدیریت دانش
در مباحث مربوط به مدیریت دانش چند سوال اصلی مطرح است. از جمله اینکه دانشِ با ارزش سازمان کدام است؟ این دانش نزد چه کسانی است و اینکه چگونه می توان آن را مدون و منتشر نمود؟ بنابراین مستند سازی تجارب مدیریتی در چارچوب مدیریت دانش قابل تعریف بوده و می تواند بعنوان یکی از ارکان اصلی آن مطرح گردد.
مستند سازی تجارب مدیریتی در واقع تلاش برای تبدیل دانش ضمنی به دانش صریح است. یعنی از طریق تدوین تجارب سعی می کنیم که دانش و دانسته هایی که در ذهن مدیران است را به دانشی آشکار و قابل استفاده دیگران تبدیل نماییم.
ارکان تجربه مدیریتی
هر تجربه مدیریت 4 رکن دارد. وقتی از ارکان تجربه مدیریتی صحبت می کنیم یعنی اینکه بدون هریک از رکن ها، تجربه مدیریتی ناقص است و امکان انتقال کامل به دیگران ندارد. در واقع این رکن ها مانند پایه های اصلی بنای تجربه مستند شده هستند. البته در تجربه مدیریتی که ارایه می دهیم، موارد دیگری نیز هست که باید مورد توجه قرار بگیرد اما در اینجا بحث ما ارکان است. برای اینکه شروع به مستندسازی تجربه کنیم باید سعی نماییم اطلاعات کافی درخصوص هر یک از رکن ها را فراهم آوریم. این ارکان عبارتند از:
1- مساله و ضرورت 2- نقطه تصمیم گیری 3- مراحل اجرا 4- نتایج و تحلیل آن.
حال به بررسی هریک از موارد چهارگانه فوق می پردازیم:
مساله و ضرورت: نقطه شروع هر تجربه مدیریتی در عالم واقع، یک مساله، ضرورت، چالش و یا گاهی فرصت است. یعنی همیشه یک موضوع خاصی بوده که ذهن مدیران را به خود درگیر کرده و به فکر چاره اندیشی افتاده اند. بنابراین باید به درستی ابعاد این رکن را به مخاطبان تجربه منتقل کنیم. برای این منظور لازم است اطلاعات دقیقی از جنبه های مختلفی که ذهن مدیران را به خود مشغول کرده و در واقع مساله و ضرورت وقوع تجربه مدیریتی ما را شکل می دهد مطلع بوده و بتوانیم آن را منعکس نماییم.
در بیان مساله ضمن اینکه باید ابعاد مختلف را در نظر داشت اما ارتباط مساله با تجربه مدیریتی را نیز باید مورد توجه قرار داد و اینکه مسائل و ضرورت هایی را بیان کنیم که منشا شکل گیری تجربه ما هستند وگرنه سازمان ها همیشه با مسایل متعدد و متفاوتی روبرو هستند که هر یک از آنها می تواند مبنای یک تجربه مدیریتی باشد.
نقطه تصمیم گیری: نقطه تصمیم گیری یکی از رکن های اصلی تجربه است که در هنگام مستند سازی کمتر به آن توجه می شود. اینکه مدیران چگونه با بررسی مساله موجود، راهکار انتخابی را برگزیده اند همان نقطه تصمیم گیری است. در این بخش باید به روشنی بیان شود که مدیر یا مدیران مربوطه با چه ساز و کاری تصمیم گیری نموده اند و برای اجرا برنامه ریزی نموده اند. آیا این تصمیم یک تصمیم مشارکتی و از طریق کمیته های تخصصی بوده و یا اینکه با مطالعه تجربه دیگران و یا مواردی از این دست بوده است.
انعکاس شیوه تصمیم گیری بخصوص از این جهت دارای اهمیت است که مخاطب، علت برگزیدن راهکار مورد نظر شما را درک می کند. در غیر این صورت ممکن است مخاطب تجربه شما، مدام با این سوال روبرو باشد که چرا شیوه دیگری انتخاب نشد؟ در حالیکه ما می توانیم با تبیین مناسب موقعیت مساله و جوانب مختلف، چگونگی رسیدن به تصمیم خاص را تشریح نماییم.
نکته دیگری که در این مورد حائز اهمیت است، مغفول ماندن نقطه تصمیم گیری در شیوه های مستند سازی سنتی است. در شیوه های مستندسازی زونکنی و پرونده ای، بعلت آنکه صرفا مکاتبات نگهداری می شود، غالبا از شیوه ها و چگونگی تصمیم گیری رد و نشانی پیدا نمی شود مگر آنکه کمیته ای وجود داشته باشد و صورتجلسه کامل مذاکرات نیز تهیه شده باشد که معمولا کمتر اتفاق می افتد.
مراحل اجرا: شاید بتوان مراحل اجرا را متن اصلی تجربه نامید، چرا که در این بخش است که شما تجربه عملی خود را ارایه کرده و فعالیت هایی که در راستای رفع مساله و چالش سازمان خود انجام داده اید منعکس می نمایید.
در تشریح مراحل اجرا، دسته بندی درست فعالیت ها و همچنین رعایت ترتیب و توالی اتفاقات از اهمیت زیادی برخوردار است. باید فعالیت های انجام شده که اصولا بر اساس تصمیم گیری و برنامه ریزی بوده را بطور کامل توضیح داده و برای مخاطبان تجربه، نقطه ابهامی درباره کارهای صورت پذیرفته باقی نگذاریم.
نتایج و تحلیل آن: بخش نتایج از این حیث که مؤید توفیق تجربه مدیریتی شماست دارای اهمیت بسیار است. یعنی شما پس از تبیین مساله و ضرورت، شیوه تصمیم گیری و فعالیت های انجام شده باید بصورت مستند نشان دهید که کارهایی که انجام داده اید باعث رفع مساله یا حداقل کمرنگ شدن اثرات آن گردیده است.
در بخش نتایج باید فعالیت های انجام شده را تحلیل نماییم و با شیوه های مختلف، اثربخشی کارهایمان را نشان دهیم. این کار می تواند از طریق نمودارها، جداول، تحلیل های آماری، نظرسنجی و... صورت پذیرد.
باید توجه داشت که در بخش نتایج، به دستاوردهایی اشاره کنیم که نتیجه مستقیم فعالیت های ما بوده و همچنین دارای اجزای مشخص باشد. بیان نتیجه گیری های کلی و سخن گفتن از تغییرات فراوان و شگرف، بدون بیان نشانه های آن، تنها باعث سردرگمی و عدم اعتماد مخاطب به محتوای تجربه مدیریتی شما می گردد. بنابراین بهتر است با بیان و تحلیل نتایج ملموس تجربه مدیریتی، نقاط ضعف و پیشنهادات خود را برای بهینه شدن نتایج ارایه نمایید.
اجزای یک مقاله تجربه مدیریتی
یک مقاله تجربه مدیریتی دارای اجزائی است که هر یک از آنها باید در جای خود قرار گیرد. شاید رعایت چارچوب ذیل بطور صد درصد ضروری نباشد اما در بیشتر موارد این چارچوب کمک می کند بهتر بتوانیم تجربه مدیریتی را تدوین نموده و ارایه دهیم. با ذکر این نکته مروری خواهیم داشت بر اجزای یک مقاله تجربه مدیریتی و به اختصار به توضیح این اجزا می پردازیم:
جایگاه تئوری ها در متن تجربه مدیریتی
اصولا مقاله تجربه مدیریتی جای بحث و کنکاش تئوری ها نیست. این دقیقا یکی از نقاط افتراق تجربه مدیریتی با مقاله علمی است. اما گاهی تجربه مدیریتی ما بر اساس یک مدل علمی مدیریتی شکل می گیرد که در این صورت می توان در همان ابتدای تجربه و مثلا در بخش تصمیم گیری به آن اشاره نمود. همچنین می توان در بخش تحلیل نتایج نیز در صورت لزوم اشاره ای به تئوری ها نمود.
در هر حال باید توجه داشت که تئوری ها در متن تجربه مدیریتی باید سهم بسیار اندکی داشته باشند و نباید آنقدر به آنها بپردازیم که تجربه ما را تحت الشعاع قرار دهند.
چند یادآوری و تذکر مهم:
منابع
یک تشکل اقتصادی یا یک انجمن صنفی خوب چه انجمنی است؟ یا یک
تشکل اقتصادی خوب باید چه ویژگیهایی داشته باشد؟ در زیر به برخی از این
ویژگیها اشاره میکنم.
هنر رزم
مدیر موفق= کسی که فرآیند برنامه ریزی استراتژیک را بداند و با مدیریت به صورت علمی بر خورد نماید.
برای بالا بردن مهارتهای مورد نیاز فرایند مدیریت استراتژیک باید کارگاهها و منابع مربوطه را مطالعه نمایید.در این راستا، برای درک بهتر ،کتاب هنر رزم سون زو را پیشنهاد میکنم. فکر را بازتر وتوانایی تحلیل و نوشتن برنامه ریزی استراتژیک را بهبود میبخشد. (البته مطالعه نسخه انگلیسی را پیشنهاد میدهم Download)
The Art of War
Features
Learn how to search, browse, and reference individual passages quickly and easily for use on your own site or bibliography.
Read the entire text in an easy-on-the-eyes, self-turning online booklet.
Download PDF and plain text versions of the book.
Information about this translation, credits.
Начало формы
Конец формы
تأملاتی پیرامون اقتصاد آموزش
رهایی از تله فقر با عبور از ایستگاه آموزش
اشاره:
این مقاله را با سخنی از «گوآن ژونگ»، فیلسوف چینی قرن هفتم میلادی آغاز میکنیم:
|